مدیریت منابع سازمانی ERP

مدیریت منابع سازمانی یا ERP کوتاه شده عبارت Enterprise Resource Planning می باشد. در این مطلب اطلاعات کاملی در مورد یکپارچه کردن منابع در سازمان و مدیریت صحیح منابع به کمک ابزار ERP در سازمان آمده است.

در گذشته بسیاری از فعالیت های زنجیره تأمین به طور سنتی با کاغذ، تلفن و فکس انجام می شد، که بسیار ناکارآمد، پر هزینه، کند و پر خطا بود. بنابراین زمانی که استفاده از کامپیوتر در کسب و کار آغاز شد بسیاری از افراد خواستار خودکارسازی فرآیند های زنجیره ی تأمین شدند.

تعریف ERP 

تعاریف بسیار زیادی برای ERP ارایه شده است از جمله :

•   انجمن کنترل تولید و موجودی آمریکا ERP  را به صورت زیر تعریف می‌نماید:

متدی برای برنامه‌ریزی و کنترل مؤثر تمامی منابع مورد نیاز برای دریافت، تولید، ارسال و پاسخگویی به نیازهای مشتریان در شرکتهای تولیدی ، توزیعی و خدماتی می باشد.

•  ERP ، یک بسته نرم‌افزاری تجاری است که هدف اصلی آن یکپارچگی اطلاعات و جریان اطلاعات بین تمامی قسمت های سازمان از جمله مالی ، حسابداری ، منابع انسانی ، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان می‌باشد .

•  سیستمهای ERP ، سیستمهای اطلاعاتی قابل‌ تنظیم و تغییری هستند که اطلاعات و فرایندهای مبتنی بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهای سازمانی و بین آنها یکپارچه می‌نمایند .

•  ERP ، یک پایگاه داده ، یک برنامه کاربردی و یک واسط یکپارچه در همه بخش های سازمان است .

•  ERP ، سیستم مبتنی بر کامپیوتر می باشد که برای پردازش تراکنش های سازمان طراحی شده‌اند و هدف آنها تسهیل برنامه‌ریزی، تولید و پاسخگویی به‌ موقع به مشتریان در محیطی یکپارچه است.

•  ERP ، یک بسته نرم‌افزاری استاندارد شامل چندین ماژول مرتبط و یکپارچه است که کلیه فرایندهای تجاری یک سازمان را اعم از تولید، منابع انسانی، مالی، بازاریابی و فروش را پشتیبانی می‌نماید و منجر به یکپارچگی وظایف در سازمان می‌شود.

•  ERP ، یک راه‌حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک سیستم به هم پیوسته، به سرعت و با دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف سازمان قرار می‌دهد تا به طور مناسب فرایند برنامه‌ریزی و عملیات سازمان را مدیریت نمایند.

•  ERP ، یک سیستم نرم افزاری می باشد که داده های موجود در سراسر نقاط سازمان را یکپارچه می کند و به شکل متناسب و در موقع لازم، در اختیار کاربران قرار می دهد.

•  ERP، سیستمی است که با هدف ایجاد بستر مناسب برای انجام کامل مدیریت امور شرکت ها طراحی شده است. با استفاده از این سیستم، امکان ارتباط بین تمام واحد های یک شرکت تجاری و بازرگانی وجود داشته و مدیر شرکت در هر لحظه می تواند در تمام امورشرکت نظیر: امور مالی، پرسنلی و تولید نظارت و مدیریت داشته باشد.

آن چیزی که در همه این تعاریف مهم است ، توجه و تمرکز بیشتر بر روی عبارت Enterprise است. زیرا این سیستم فراتر از برنامه‌ریزی عمل کرده و با وجود تمرکز بر روی منابع سازمان، عناصری فراتر از آن را نیز پوشش می‌دهد . از سوی دیگر ، آنچه که در این تعاریف بیش از همه مورد توجه است، یکپارچگی و استاندارد بودن سیستم ERP  است و همین دو جنبه مهم از ERP  آنرا از سایر سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه متمایز می کند.

ERP، برگرفته از عبارت Enterprise Resource Planning  می باشد. Enterprise به معنی سازمان است؛ Resource به معنی منابع و Planning به معنی برنامه ریزی می باشد پس معنی عبارت ذکر شده برنامه ریزی منابع سازمان می باشد.

ERP، این امکان را فراهم می کند تا اطلاعات به دست آمده از انبار، بخش مالی، بخش تولید، بخش حمل ونقل و سایربخش های یک شرکت، به هم اتصال داده شود و هر کدام از این بخش ها بدون محدودیت زمانی به اطلاعات بخش های دیگردستیابی داشته باشند.

با استفاده از سیستم ERP، اطلاعات درست، به موقع و دریک راستا از بخش های مختلف وارد پایگاه داده یک سیستم کامپیوتری شده و توسط کارکنان سازمان قابل دسترسی می باشد. در این حالت دسترسی به اطلاعات تا حد زیادی آسان می گردد به گونه ای که دقیقاً می توان مشخص کرد که در هر زمان، محصول درخواستی مشتری در چه مرحله ای قراردارد.

ازسوی دیگر ERP، برای روابط تجاری شرکت هم مفید است. زیرا ERP، وظایفی را که باید در یک فرآیند تجاری انجام شود؛خودکارمی کند (مواردی مانند تکمیل سفارش، اخذ سفارش، ارسال آن برای مشتری و اخذ پول از وی). در این حالت وقتی مسوؤل آماده‌سازی خدمت، سفارشی را از مشتری دریافت می کند، تمام اطلاعات لازم برای آماده سازی نظیر میزان اعتبارمشتری، تاریخچه ی سفارش، سطوح موجودی شرکت و برنامه زمانی حرکت کامیون های انتقال محصول از انبار و سایرموارد مشابه را در اختیاردارد؛ علاوه برآن هرکس دیگری هم در شرکت می تواند این اطلاعات را در اختیارداشته وبه همان پایگاه اطلاعات دسترسی داشته باشد. زمانی که کارسفارش دریکی از بخش ها تمام شد، اطلاعات آن به طور خودکار از طریق سیستم ERP  به بخش بعدی منتقل می شود. با این روش، برای این که بدانیم سفارش در کدام مرحله است، کافی است به سیستم ERP  وارد شده و اطلاعات را از آن جا دریافت کنیم.

زیر سیستم های ERP

•  تولید

•  فروش

•  بازاریابی

•  توزیع

•  مدیریت بازرگانی

•  حسابداری

•  مالی

•  مدیریت منابع انسانی

•  مدیریت پروژه

•  مدیریت انبار

•  تعمیر و نگه داری

•  حمل و نقل

•  تجارت الکترونیک

•  لجستیک

•  کنترل سقف خرید

•  صدور اسناد

•  مدیریت زمان بندی

 

مزایا ی ERP 

پیاده‌سازی سیستم  ERP مزایای بی ‌شماری را برای سازمانها به ارمغان می‌آورد، اما باید توجه داشت که این مزایا و بهبود فرایندهای تجاری سازمان به راحتی قابل دست‌یابی نیستند. پیاده‌سازی موفق یک سیستم  ERP بستگی بسیار زیادی به انتخاب سیستم مناسب، تأمین‌کننده‌ی مناسب، نحوه‌ی بومی‌سازی نرم‌افزار در سازمان با توجه به استراتژی، فرهنگ و ساختار سازمان، تعهد و حمایت مدیریت سازمان از پیاده‌سازی نرم‌افزار، شایستگی مشاوران در پیاده‌سازی نرم‌افزار، کنترل پروژه مناسب در طول فرایند پیاده‌سازی ، اتمام پروژه در زمان مشخص و بودجه پیش‌بینی شده و مواردی از این دست دارد .

پیاده‌سازی ERP  در سازمان مزایای بسیار زیادی را به همراه دارد که به صورت خلاصه می توان به مواردزیر اشاره نمود:

•  ایجاد یکپارچگی سازمانی: هدف عمده ی ERP، یکپارچه سازی تمامی بخشها و جریانهای اطلاعات کارکردی یک شرکت، به شکل یک سیستم کامپیوتری واحد که قادر به برطرف کردن تمامی نیازهای سازمان باشد.

دو نوع یک پارچه سازی برای سیستم ها وجود دارد: داخلی و خارجی، یکپارچه سازی داخلی عبارت است از یکپارچه سازی بین برنامه های کاربردی، یا میان برنامه های کاربردی و پایگاه داده، درداخل یک سازمان.

یکپارچه سازی خارجی به یکپارچه سازی برنامه ها یا پایگاه داده شرکای کاری گفته می شود.

•   استانداردسازی فرایندهای سازمانی بر اساس بهترین تجربیاتی که شرکتهای عرضه‌کننده نرم‌افزار ازسازمانهای مختلف به دست آورده‌اند درسیستم ERP، استاندارد می شوند.

•  مهندسی مجدد فرایندهای سازمانی

•  تبدیل فرایندهای سازمانی از حالت ضمنی به حالت صریح به علت مهندسی مجددی که در فرایندهای سازمان صورت می‌پذیرد. این سیستم می تواند داده های بهتری را درباره  فرایند های کسب وکار و عملکرد کلی سازمان به مدیریت عرضه کند. مثلاً به مدیریت کمک کند که کدام محصول بیشترین سودآوری را دارد.

•  امکان نصب و راه‌اندازی سریعتر سیستمهای مرتبط با ERP  در سازمان از جمله ماژولهای مختلف این نرم‌افزار یا سایر نرم‌افزارهای کاربردی که از طرف عرضه کنندگان ERP  ارایه نشده و مخصوص آن سازمان هستند.

•  امکان و یا تسهیل توسعه سیستمها و فناوری های جدید، مانند سیستم های به هنگام (JIT ) و….

•  امکان ایجاد همکاریهای تجاری، سرمایه‌گذاری های مشترک، ادغام برای سازمانها، با هزینه کمتر و بازدهی بیشتر و نتیجه بهتر .

•  تغییر تمرکز از برنامه ‌نویسی کامپیوتری در سازمان به بهبود فرآیندها

•  فراهم شدن زیر ساخت لازم به منظور پرداختن به مدیریت زنجیره ی تأمین (SCM ) و مدیریت ارتباط با مشتری(CRM)، دو مبحثی که در حال حاضر تبدیل به دو جزء جدایی ناپذیر ERPII شده‌اند .

•  توسعه زیر ساخت لازم به منظور وارد شدن به تجارت الکترونیک (E- Business) .

•  حذف فعالیتهای تکراری

•  ثبت داده های عملیاتی در حین انجام کار

•  حفظ امنیت نگه داری داده ها به صورت متمرکز و برنامه ریزی شده

•  دسترسی سریع و به روز به داده ها

•  کاهش شدید مصرف کاغذ

•  بهبود تصمیم گیری به دلیل دسترسی به داده های به روز و مناسب

چالشها ی ERP

•  اجرای ERP فرآیندی طولانی و بسیار دشوار است

•  هزینه های زیاد

•  عدم انعطاف پذیری

•  بالا بودن هزینه ی خرید و نصب