مدیریت زمان

وقت گذاشتن برای همسر

 

زندگی شخصی شامل چندین حوزه متفاوت است که باید درنظر بگیریم یکی ازاین حوزه ها وقتی است که باهمسر خود می گذرانیم این وجهی حیاتی ازمدیریت زمان شخصی ماست زیراخیلی ازاحساسات ماآن رادیکته می کنند .افرادی که وقت کافی برای همسرانشان تخصیص نمی دهند به خاطر دلایلی روابط خودراپرتنش درمی یتبند که می شد ازآنهاجلوگیری کرد . اغلب همسر خودرادرانتهای فهرست اولویت قرارمی دهیم زیرا عادت کرده ایم فرض کنیم که به دلیل برنامه فشرده کاری همسر ما عذرمارامی پذیرد

چندین روش برای افزایش مدت زمان بودن باهمسروجوددارد .اگر مدت زمان کافی باهمسرتان ندارید زمانهایی رابرای تنهابودن باوی تخصیص دهید وباهم برای تماشای فیلم یاصرف شام بیرون بروید

-کارهای مربوط به خانه

هرخانه تعداد زیادی کارهای متفاوت دارد که باید انجام شود . این مسئولیت ها می توانند بارزیادی برماوارد کنند اگر برنامه ریزی نشوند باتعداد بسیاری از اولویت ها درزندگی پیچیده امروزی بیشتر مردم نمی توانند وقت اضافه برای انجام کارهای خانه پیداکنند

وقت گذاشتن برای فرزندان

همه قبول دارند که فرزندان دراولویت های بالا همیشه ساده نیست فرزندان وقت قابل ملاحظه ای ازشمامی گیرند ولازم است که دیگر اولویت هاراهمراه بااین موضوع برنامه ریزی کنید .

 

 

می توانیم وقت خود را با فرزندان بگزرانیم در حالیکه به اتفاق آنه کارهای خانه را انجام می دهیم . بچه ها از مسئولیت لذت می برند و  قادرند که برخی کارهای خانه را انجام دهند خیلی از مسئولیت های داخل و خارج از خانه وجود دارد که شما به عنوان یک خانواده می توانید آنها را با هم انجام دهید در حالی که با هم هستید انجام برخی از کارهای خانه توسط فرزندان ،استرس شما را کاهش می دهد تفویض مسئولیت به فرزندان در سنین کودکی برای آنها سودمند است و مهارتهای مدیریتی آنها را برای سال های بعد افزایش می دهد .

نقش شما به عنوان یکی از والدین فرزندان ، فشار روحی و جسمی در مراقت از آنا را به دنبال دارد شما باید به اتفاق فرزندان به گونه ای برنامه ریزی کنید که این زمانها به حداقل برسند شما می توانید به فرزندان خود توضیح دهید کخ باید کارها و برنامه هایی را انجام دهید و انجام ندادن آنها باعث می شود که به اهداف خود نرسید . فرزندان خیلی اهمیت دارند ولی باید به حجم دیگر کارها و مسئولیت ها توجه داشته باشید .

 

مدیریت میز کار

 

آخرین و مهمترین وجه مدیریت زمان شخصی که مورد بحث قرار می گیرد مدیریت امور دفتری شخصی است میز کار مهمترین چیزی است که همواره باید روزآمد نگاه داشته شود برای موفق بودن ، این موضوع باید جزو اولویت های بالای شما قرار گیرد بدین منظور ابتدا باید میز خود را سازماندهی کنید با داشتن یک میز مرتب و تمیز شما می توانید بهتر کارهای انجام نشده خود را پیدا کنید  وقتی کاغذهای شما مرتب شده باشند می توانید کارهای مربوط به آنها را به بخش های کوچکتر تقسیم کرده و جداگانه هر یک را انجام دهید . روشی که اتاق کار خود را براساس نیازه ترتیب می دهید کلید خبره شدن در کارهایتان است حتی اگر نیازهای شما در پایین ترین حد لازم باشند ، اقلام خاصی وجود دارند که به موفقیت شما کمک میکند اول باید بدانید که به چه مقدار فضا برای بایگانی و ذخیره احتیاج دارید نباید اسناد و مدارک را روی هم بر روی میز انباشته کنید چرا که باعث می شود نتوانید به کارهای مالی و دفتری خود در زمان لازم بپردازید از میزهای دارای چند کشو و فایلهای بایگانی می توانید استفاده کنید متخصصین اعتقاد دارند که باید از یک صندلی مناسب استفاده کرد نوع صندلی انتخابی باید به گونه ای باشد که به شکل مناسب در آن جای گیرد یک صندلی خوب طراح شده باید قابلیت تنظیم داشته باشد بگونه ای که با اندام شما تطابق یابد و این امکان را فراهم آورد که هنگام کار کردن موقعیت راحتی داشته باشید پس از تنظیم ، باید پشت شما را نگه دارد و فشار وارده بر شانه ها ، گردن و دستها را کاهش دهد مطمئناً در این شرایط شما بهتر می توانید بر کار خود تمرکز کنید .

مدیریت زمان و کسب و کار

 

محیط کسب و کار امروز را می توان با رقابت شدید و سخت آن توصیف کرد . در هر ثانیه از روز اختراعات جدیدی صورت می پذیرد و روش های سنتی ،طول عمر کوتاهتری پیدا می کنند خبر تازه امروز ، یک خبر قدیمی در فردا محسوب می شود و کسانی که با تغییرات پیش نروند عقب خواهند ماند شما باید از تمام منابع موجود خود استفاده  کنید تا با زمان پیش روید .

بزرگترین مانع موفقیت در این بازار ، زمان است . با ساعات نامحدود روزانه می توانستیم سرعت کار را به اندازه رضایت بخش پایین بیاوریم متاسفانه زمان چیزی است که بشر نمی تواند آن را کنترل کند به خاطر این شرایط غیر قابل کنترل ، باید با زمان کار کنیم درک محدودیت های حاصل از زمان و منافع مدیریت زمان کمک می کند  با زمان کار کنیم نه اینکه در مقابل آن قرار کنیم .

روشی که شما زمان خود را استفاده می کنید تعیین کننده موفقیت شماست با این حال ، فلسفه مدیریت زمان از فردی به فرد دیگر متفاوت است و مدیریت زمان برای شما باید بگونه ای باشد که با کار شما مطابقت داشته باشد در این بخش رهنموهایی ارائه می کنیم که به شما در شروع سفر در مدیریت مؤثر زمان کمک خواهند کرد این رهنمدها را به دقت بخوانید و آنها را به گونه ای تطبیق دهید که نیاز شما را برآورده کنند .

رهنمودهای کلی که قبلاً گفته شد می توانید در محل کار شما به کار روند این رهنموده مواردی شامل تحلیل روش گذراندن وقت اولویت بندی فعالیتها و برنامه ریزی است .

 

کار درست را در زمان درست انجام دهید .

 

حتی با مدیریت مؤثر زمان هم درخواهید یافت که همیشه نمی توان هر کاری را سر وقت انجام داد . اما کارهایی وجو دارند که باید سر وقت انجام شوند و کارهایی نیز هستند که می توان به تاخیر انداخت بر اساس رهنمودهای عمومی مدیریت زمان ، یک فهرست اولویت بندی شده از کارها باید تهیه کنید در سراسر روز کارهایی از فهرست را انجام دههید که بیشترین اولویت را دارند این کار خیلی ساده است و به یک متولوژی خاص نیاز ندارد در حالی که خیلی از ما کار درست را در زمان درست انجام نمی دهیم انجام کارها بر اساس اولویت کمک می کند که کارها را خوب مدیریت کنید .

قبل از ترک دفتر فهرست کارهای فردا را مرور کنید .

 

فهرست کار را بررسی کنید و کارهای انجام نشده را تعیین کنید کارهای انجام شده را پاک کنید و کارهای انجام نشده را اولویت بندی کنید هنگام اولویت بندی موضوعات اصلی ، کارهایی که قرار است فردا انجام دهید را مرور کنید برای مثال ، اگر فا دوم پروژه در دست را آغاز می کنید مستندات تعریف آن فاز را مطالعه کنید این کار باعث می شود اقداماتی را که برای فاز دوم باید انجام دهید بیاد آورید اگر با چند نفر کار می کنید با آنها در مورد کار فردا صحبت دکنید و مطمءن شوید که هر یک می دانند فدا چه کاری باید انجام دهند .

ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید .

با استفاده از رهنمودهای ارائه شده در بخش ۲ ، تعیین کنید که در ساعات مختلف روز چه احساسی دارید این تمام تحقیقی است که نیاز دارید تا بتوانید ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید ساعاتی که بیشترین انرژی را داشته اید ، انگیزش بالا داشته اید و تماماً متمرکز به کارتان بوده اید را بشمارید این ساعات زمانی هستند که در آن باید مشکل ترین کارهایتان را انجام دهید از مزایای ساعت اوج کاری استفاده کنید .

از جلسات حداکثر استفاده را ببرید .

برای برگزاری جلسه چهار نکته را باید در نظر بگیرید اولین نکته این است که جلسه را هنگامی برگزار کنید موضوع آن اتفاق افتاده باشد .جلسات دوره ای اغلب نیاز نیست اما اگر این زمان را تخصیص دهید با بحث های مختلف پر می شود . بنابراین جلسات را بر  اساس نیاز تشکیل دهید نه بر اساس قاعده . دومین رهنمود برای تشکیل جلسه تنظیم دستور جلسه است . دستور جلسه باید هدف جلسه و حوزه بحث را نشان دهد . حوزه های بحث باید اولویت بندی شوند جلسات ساخت یاقته افراد را بر موضوع مورد بررسی متمرکز می کنند این کار منجر به جلسات کوتاه تر و پر بارتر می شود . توزیع دستور جلسه در زمان مناسبی پیش از تشکیل جلسه ، به افراد  این امکان را می دهد که خود را برای جلسه آماده کنند این اقدامات باعث می شود که جلسات شما مؤثر و آموزنده تر شوند .

سومین رهنمود برای تشکیل جلسات تنظیم دقیق زمان جلسه است ساعت تشکیل جلسه تاثیر زیادی بر خروجی جلسه خواهد داشت . برای مثال ، اگر شما می دانید که افرادی در جلسه هستند که تمایل دارند جلسه را پیش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند زمان جلسه را برای پیش از نهار یا برای ساعت پایانی روز تنظیم کنید این باعث می شود افراد انگیزه بیشتری برای تمرکز و توجه داشته باشند نکته چهارم این است که جلسات را در در ساعات غیر معمول برگزار کنید اگر با تاخیر و کندی روبرو می شوید .

 

به صورت مؤثر تفویض کنید .

تفویض زمان بیشتری ایجاد میکند اما این کار همیشه به سادگی قابل انجام نیست . در حقیقت خیلی از افراد با تفویض کارها مشکل دارند این به چند دلیل رخ می دهد گاهی اوقات توضیح انجام یک کار به فرد دیگر بیش از انجام کار توسط خود طول می کشد اما اگر آینده نگر باشید متوجه می شوید که اگر یک وقت اضافی صرف کنید می توانید در آینده نیز کار مورد نظر را تفویض کنید . دلیل دیگر عدم تفویض کمال گرایی است وقتی تفویض می کنید به افراد اجازه می دهید که اشتباه کنند اگر شما تحمل تصحیح اشتباهات را داشته باشید آنگاه افرادی بیشتری یاد می گیرندکه کار مورد تفویض را به صورت مناسب انجام دهند دلیل آخر عدم تفویض ترس از کاهش قدرت است این وجه از تفویض چیزی  است که ما با آن روبرو خواهیم بود به چیزی که از تفویض بدست می آورید فکر کنید نه به چیزی که از دست می دهید .

وقتی توانستید بر ترس های خود از از تفویض کردن غلبه کنید باید یاد بگیرید که چگونه به صورت اثربخش تفویض کنید ابتدا تععین کنید که چه چیزی باید تفویض شود به فهرست اولویت بندی شده کارها نگاه کنید این فهرست در تعیین کارهای نیازمند تفویض کمک        می کند سپس افراد توانا و مشتاق انجام کار انتخاب شده برای تفویض را انتخاب کنید بیاد داشته باشید که کل کار را تفویض کنید کار و چیزی که مورد انتطار است را توضیح دهید قدم بعدی این است که اجازه دهید فرد کار را انجام دهد کار را در زمانهای از پیش تعیین شده مورد بررسی قرار دهید دائماً بالا سر کار نایستید زیرا این کار فقط عملکرد را کاهش می دهد .

 

منابع وماخذ

هیندل ،تیم

مدیریت زمان /تیم هیندل ،مترجم شفیع الهی – تهران :نشر سارگل ،۱۳۸۳٫