مدیریت زمان

چکیده

استفاده موثر واثر بخش اززمان ضرورتی اجتناب ناپذیر برای موفقیت درعرصه کاروزندگی است . مدیریت زمان شامل مجموعه ای از مهارتها برای کنترل کردن و استفاده بهتر از زمان است . این مقاله به تشریح مفاهیم واصول مدیریت زمان پرداخته وفنون وابزاری رابرای مدیریت زمان درمحیط زندگی وکارارائه می کند .

کلید واژه : مدیریت زمان

 

مقدمه :

راه های مختلفی برای بیان درک ما از زمان وجوددارد . برای قرنها مردم ازحرکت ماه ، ساعت آفتابی ،اذان ،زنگ ملیسا برای تنظیم برنامه زمانی روزانه خود استفاده کردند تا اینکه درقرن دوازدهم راهبان کاتولیک ساعت هایی رابرای تنظیم فعالیت های خود ساختند .

درطول تاریخ تمدن ها به زمان وابعاد آن توجه داشته اند واین توجه دراین دوران نیز وجوددارد وعباراتی مانند ((وقت طلاست )) گویای این توجه است . جوامع امروزی جوامعی هستند که درآنها تعداد ساعات کافی درطول روز وجود ندارد وفناوری های نومحیطی فراهم آورده اند که تقریبا درمدت زمان کم می توان به خیلی از اطلاعات دسترسی پیدا کرد وخیلی کارها راسریعتر وآسانتر انجام داد اما تمایل به سریعتر انجام دادن کارها وبیشتر کار انجام دادن روز به روز بیشتر می شود .

 

اصول عمومی مدیریت زمان

 

مدیریت زمان مجموعه ای از مهارتها ست که شما را دراستفاده موثر از زمان کمک می کنند . رهنمودهای عمومی وجود دارند که می توانند برای مدیریت زمان درحوزه های متفاوت مانند خانه ،مدرسه وکار استفاده شوند . دراین بخش ابتدا دلایل استفاده نکردن مردم از مدیریت زمان ومزایای حاصل از مدیریت زمان رامورد بررسی قرار می دهیم .

احتمالا روشن ترین دلیل عدم استفاده از مدیریت زمان این است که مردم نمی دانند مدیریت زمان چیست . دلیل دوم سستی وتنبلی است ،بعضی مردم فاقد هدف وانگیزش لازم برای برنامه ریزی موثر هستند گروه سومی که از مدیریت زمان استفاده نمی کنند آْنهایی هستند که دوست دارند تحت فشار وتنگی وقت (دقیقه نود ) وشرایط بحران کارکنند .

 

چگونه وقت خود را می گذرانید ؟

وقتی تصمیم گرفتید که از استراتژی های مدیریت زمان استفاده کنید از همان زمان باید شروع کنید . اولین قدم تحلیل وبررسی روشی است که درحال حاضر از وقت خود استفاده می کنید و این کار نباید از طریق حافظه انجام شود . ممکن است شما اکثریت زمانهای بیکاری خود رابه یاد نیاورید یاقادر نباشید زمانهایی راکه صرف مکالمات طولانی می کنید دقیقا بیاد آورید . برای ثبت نحوه گذراندن وقت می توانید ازیک دفتر یادداشت ،دفتر گزارش فعالیت یایک دفتربرنامه ریزی با بخش های تفکیک شده به ساعت برای ردیابی فعالیتها استفاده کنید . نه تنها آنچه که درطول روز انجام می دهید بلکه احساس خود (خسته ،پرانرژی ، عصبانی ،بی حال و…) راثبت کنید . هروقت که فعالیت خودراتغییر می دهید نوع فعالیت وزمان شروع آن راثبت کنید .

پس از ثبت فعالیتها برای چندین روز یادداشت ها آماده برای تحلیل هستند خیلی از فعالیتهای ثبت شده درگزارش به صورت بارزدیده می شوند چراکه وقت زیادی صرف آنها شده است .

 

اولویت بندی فعالیت ها

 

اولویت بندی یکی از مهمترین قدم های مدیریت زمان است .این عمل کمک می کند که موارد زمان بر که نه اوقات خوشی راترتیب می دهند ونه کمک می کنند که به اهداف خود دست یابید راحذف کنید . این مرحله بیشترین تغییر درجهت افزایش زمان رابه دنبال دارد با تصمیم گیری درخصوص فعالیتهای که باید انجام دهید وفعالیتهایی راکه باید حذف کنید اولویت بندی راآغاز کنید

برنامه ریزی

 

برنامه ریزی در زنگی شخصی وحرفه ای متفاوت از هم انجام می شود . دربرنامه ریزی شخصی ،برنامه ریزی ازطریق هدفگذاری وترسیم مسیر دست یابی به اهداف انجام می شود . دربرنامه ریزی حرفه ای ،برنامه ریزی پروژه محور است . برنامه ریزی پروژه باید ازطریق نرم افزارهای برنامه ریزی رسمی انجام شود .

روش برنامه ریزی مناسب خودراانتخاب کنید .ازهر روش مانند انتخاب اهداف ،برنامه ریزی رسمی یاغیررسمی که استفاده کنید چند نکته مهم راباید به خاطر بسپارید ابتدا انتظارات خود را برآورده کنید . به یادداشته باشید تعداد ساعات محدودی دریک روز وجود دارد . سعی نکنید به نتایجی ماورا قابلیت خای خود دست یابید .

دوم مدت زمانی را صرف خود کنید برای اینکه به حداکثر عملکرد دست یابید به زمان خواب واستراحت کافی نیاز دارید . اقدام به این عمل سخت تر از تصمیم گرفتن برای انجام آن است . هنگام برنامه ریزی شما می پندارید که به هیچ استراحتی نیاز ندارید یا می توانید فقط چهار ساعت درروز بخوابید کار مداوم بدون استراحت سطح استرس راافزایش داده وسطح عملکرد راکاهش می دهد .

نکات سودمند برای بهبود کیفیت وقت :

 

• از مزاحمت ها جلوگیری کنید

 

همواره پذیرای بازدیدکنندگان می توانند موجب به هم ریختگی شوند که درنهایت منجر به کاهش بهره وری می شود بابستن دراتاق یاحذف ارتباط بصری می توانید به بازدیدکننده بفهمانید که شما مشغول هستید . هر روشی که به کار می برید به خطر بسپارید که نباید هر بازدیدی رابپذیرید .

راه دیگر برای کاهش مزاحمت ها جواب ندادن به تلفن است . تماس های تلفنی می توانند خیلی وقت گیر باشند تماس های تلفنی قطارافکارراازحرکت بازمی دارند . تماس های تلفنی ممکن است شمارا متعهد به انجام کارهایی کنند که آمادگی آنها راندارید از خاموش کردن زنگ تلفن نترسید وقتی کارتان تمام شد پیغامهای دریافتی راچک کنید .

• کنترل کنید

 

کارهایی راکه نیاز دارید انجام دهید می دانید .این کاررادر فهرست کارها یادداشت کنید ،کارهای فهرست رااولویت بندی کنید . پیروی از این رهنمودها این تضمین رابه دنبال دارد که شما ابتدا مهمترین فعالیتها راانجام می دهید .

• بر بهره ور بودن تاکید کنید نه مشغول بودن

 

تمرکز بر بهره وری کیفیت کاروعملکرد راافزایش می دهد تهیه یک فهرست اولویت بندی شده از کارها به شما کمک می کند که بهره ور باشید ، تمرکز برانجام مهمترین کارها درابتدا به شما کمک می کند  که کار بیشتری انجام دهید وآنها راسروقت انجام دهید .

• سرعت خود راتنظیم کنید

 

مهم است که خود را برای میزان ساعتی که کار می کنید تنظیم کنید . از خود بپرسید که باسرعتی که کارمی کنید می توانید ادامه دهید خود راباتعداد ساعات زیاد کار خسته نکنید مدیریت موثر زمان باید این امکان رافراهم آورد که بتوانید کارهای مورد نیاز راانجام دهید بدون اینکه نیاز باشد تعداد ساعات زیادی رادردوره زمانی بزرگتر مشغول باشید.

 

مدیریت زمان شخصی

 

مدیریت زمان شخصی بخش قابل ملاحظه ای از زمان روزانه راصرف می کند . مهارتهای مدیریت زمان شخصی درعمل دارای اشکالاتی هستند . اولویت بندی اهداف شخصی میتواند خیلی مشکل باشد زیراباید نسبت به فعالیتهای اولویت دار دردسته دوم ازاهمیت قرار گیرند . این بخش به شما کمک می کند که اهداف شخصی خودرااولویت بندی کنید بطوری که دربرنامه شما قرار گیرند شما روش ((فقط بگو نه ))‌رایاد می گیرید که به شما درسبک کردن زمانبندی کمک می کند.

 

فقط بگو ((نه ))

درزندگی شخصی خودمعمولا باگفتن نه مشکل داریم این موضوع موجب بیشتر تناقضات دروقت مامی شود . به خاطر اکراه طبیعی درگفتن نه ،اغلب احساس تعهد نسبت به دوستان وخانواده خودداریم . آموزش به خود دراستفاده ازابزار ارزشمند نه گفتن درتشخیص اهمیت اولویت های شخصی ضروری است .

چندین روش برای نه گفتن به صورت غیر مستقیم وجوددارد بطوری که دوستان وخانواده خودرانرنجانید یک ذهن خلاق معمولا قادر خواهد بود ازشرایطی که بااولویت موجود وی تناقص دارند خلاصی یابد. اما عذر وبهانه همیشه ضروری نیست . اشکالی ندارد که باافراد روراست بود واقعیت راگفت به افرادی کع تقاضای اختصاصی وقت رااز شما دارند بگویید که شما مسئولیت هایی به عهده دارید که امکان برآوردن تقاضای آنها رافراهم نمی آورد .

اهداف شخصی

 

هدفگذاری کنید

وقتی بتوانید به صورت موثر (( نه)) بگوئید وقت بیشتری برای تخصیص دردست یابی به اهداف شخصی خوددارید، اهداف حوزه خیلی مهمی از مدیریت زمان شخصی هستند . اهداف به ماکمک می کنید که ازطریق ایجاد کار برای ما واجازه تمرکز برتلاش هایمان زندگی خودراسازماندهی کنیم هنگام هدفگذاری خیلی مهم است آنها راواقعی وقابل دستیابی تعریف کنیم . با تنظیم اهداف از پیش ،به خود اجازه می دهید که یک مسیر استراتژیک به سمت دستیابی به اهداف رابرنامه ریزی کنید

اهدافی تعریف کنید که به سادگی قابل دستیابی باشند . وقتی به اهداف تعریف شده رسیدید برای هدفی که مشکل تراست اقدام کنید این فرایند رادامه دهید تااینجا که احساس کنید که اهداف شما نه آسان ونه دور ازدسترس هستند این فرایند کند است اما به شما کمک می کند که یادبگیرید چگونه به صورت موفق آمیز به اهداف خود دست یابید . نباید انتظار داشته باشید که تمام انتظاراتتان یک شبه برآورد شوند چرا که یک فرایند تدریجی است .

• اهداف خودرااولیت بندی کنید

 

وقتی اهداف خودراتنظیم کردید باید آنها راالویت بندی کنید وقت گذاشتن والویت بندی اهداف درمدیریت زمان شخصی موثرحیاتی است . خیلی از ما ازاین مرحله می پریم اگر چه دوباره مجبور   می شویم که برگردیم .

اهداف رابه صورت روشن تعریف کنید ومشخص کنید که آنها چه هستند وچه اهمیتی دارند . اهدافی که اهمیت کم دارند می توانند به تعویق بیافتند . اجازه دهید اقلامی که به توجه بیشتر نیازدارند ابتدا انجام شوند . شما می توانید یک فهرست ازکارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید وبه هر یک ازاقلام به نسبت اهمیت عددی اختصاص دهید یااینکه فهرستی ازاهداف اولویت بندی شده تهیه کنید .

• تعلل

 

وقتی زمان مناسب صرف هدفگذاری واولیت بندی کردید می توانید کارهای مورد نیاز هرروزراتعیین کنید اگر کارها رادرزمان موعد آنها انجام ندهید غیر موثر عمل کرده اید تعلل چیزی است که اکثر ماباآن درگیر هستیم اغلب نمی توانیم به کل نتیجه مورد نظر دست یابیم زیرابه خاطر تعلل استرس به ماچیره می شود .

باتعداد زیادی ازکارهای انباشته شده بروی هم سخت است که درانجام کارها تعلل نکنیم خصوصا برای کارها ی بزرگتر که به زمان بیشتر ازآنچه که شما دارید نیاز دارند

 

مزاحمت کمال گرایی  

 

وقتی هدفگذاری واولویت بندی کردید باید از چندین مسئله فرعی که بروز می کنند جلوگیری کنید . یکی از این مسائل تمایل شخص به کمال گرا بودن است این نوع رویکرد می تواند تاثیر زیادی برمدیریت زمان شخصی داشته باشد . توجه غیر ضروری به جزئیات باعث می شود که دیگر کارها رابه تاخیر بیاندازید . ناتوانی درپاداش دادن به خودمان برای کارهایی که انجام داده ایم مسئله دیگری است که با آن روبرو هستیم . وقتی کاری راانجام دادید شما باید به خود پاداش دهید .پاداش دادن به خود راهی برای ایجاد تعادل بین کار وتفریح است .اگر بتوانیم یادبگیریم که بین کاروتفریح تعادلی برقرار کنیم زندگی سالم تر وشادتری خواهیم داشت .