نحوه ارزیابی عملکرد کارکنان و سیستم پاداش دهی

ارزیابی عملکرد و سیستم پاداش

شیوه ارزیابی و دادن پاداش بر نوع رفتار فرد اثر می گذارد. شیوه مطالعه و نوع رفتار در کلاس در گروه شاخصی است که استاد بدان وسیله افراد را ارزیابی می کند (نمره بالا می دهد).

هدف از ارزیابی عملکرد :

۱-تصمیم گیری درباره ارتقاء، نقل و انتقال و خاتمه خدمت

۲-کشف نارسائی های مهارتی و تعیین برنامه های آموزشی

۳- تعیین شایستگی ها و مهارت های کارکنان اهداف ارزیابی عملکرد در سازمانها

۴- مشخص نمودن برنامه های آموزشی و کارگاهها

۵- شناسایی کارکنان جدیدالاستخدام دارای عملکرد ضعیف

۶- تعیین مبنای افزایش حقوق

۷- اعلام بازخور به کارکنان در مورد عملکردشان

ارزیابی عملکرد و انگیزش:

در صورتی ارزیابی عملکرد ایجاد انگیزش می نماید که رابطه بین عملکرد –تلاش و عملکرد – پاداش برای فرد قابل مشاهده باشد بدین منظور فرد باید ۱-انتظارات از خود را بداند ۲- بداند چگونه عملکردش مورد سنجش و ارزیابی قرار می گیرد۳- اطمینان حاصل کند که اگر آنچه در توان دارد به مصرف  برساند منجر به عملکرد رضایت بخشی خواهد شد.

چه چیز را ارزیابی می کنند؟

شاخص یا شاخص هایی که مدیریت برای ارزیابی عملکرد کارکنان انتخاب می کند روی آنچه آنها انجام می دهند اثر بسیار شدیدی دارد مثلا” در یک سازمان کاریابی چنانچه معیار ارزیابی تعداد مصاحبه باشد تاکید مصاحبه کنندگان بر تعداد مصاحبه است به جای تعداد استخدام هایی که بر آن اساس صورت می گیرد.

اگر افسران نیروی انتظامی بر اساس کیلو متر شمار وسیله نقلیه مورد ارزیابی قرارگیرند باعث میشود آنها بسرعت در آزاد راهها رفت و آمد کنند . بدیهی است داشتن چنین سرعتی با کار خوب نیروی انتظامی هیچ تناسبی ندارد.

سه دسته شاخص های ارزیابی

• نتایج کار فردی : یک مسئول فروش بر اساس حجم فروش در منطقه، افزایش فروش بر حسب دلار یا تعداد مشتریان و یک مدیربر پایه میزان تولید ،ضایعات ، بهای تمام شده یک محصول .
• رفتارها : درمواقعی که نتایج قابل بررسی نباشد . یک مدیر بر اساس شیوه رهبری و سرعت در ارائه گزارشات و یک فروشنده بر اساس تعداد تلفن هایی که به مشتریان می زند، قابل ارزیابی هستند .
• ویژگی ها: گرچه متداولترین روشی است که در سازمانها برای ارزیابی عملکرد کارکنان مورد استفاده قرار می گیرد ولی از همه ضعیف تراست چون نسبت به نتایج و رفتارها فاصله بیشتر باعملکرد دارند.

چه کسی عملکرد را ارزیابی می کند؟

• رئیس/سرپرست مستقیم : طبق سنت اختیارات مدیر شامل ارزیابی عملکرد زیردستان هم می شود زیرا همواره مدیر مسئول عملکرد زیردستان بوده است .۹۵ درصد عملکرد ها بوسیله مدیران سطوح پائین سازمان مورد ارزیابی قرار می گیرد .
• همکاران: یکی از منابع قابل اعتبار در ارزیابی هستند زیرا از نزدیک شاهد کار همدیگر می باشند و روابط متقابل روزانه دیدگاهی جامع و فراگیر بوجود می آورد .
• خود ارزیابی : این روش محملی بسیار عالی برای انگیزش، تعریف یا تحریک شخصی برای مشارکت در بحث ها می شود ولی ممکن است فرد در مورد عملکرد خود گزافه گویی کند .
• زیردست: این روش می تواند اطلاعات دقیق و مفصل از رفتار مدیر ارائه کند لیکن ترس کارمند یا کارگر از انتقام مدیر به لحاظ نمره پائینی که به او داده است می تواند نتیجه را دستخوش تغییر کند .
• روش فراگیر(۳۶۰ درجه ای): در این روش تمام عملکرد فرد مورد توجه قرار می گیرد تعداد ارزیاب ها معمولا” بین ۵ تا ۱۰ نفر هستند . این روش مناسب سازمانهایی است که در آنها تیم تشکیل شده است.

شیوه های ارزیابی عملکرد :

• نوشتن شرح حال : ساده ترین روش است نقاط قوت و ضعف را می نویسند توانایی نویسنده شرح حال به اندازه عملکرد واقعی فرد اهمیت دارد.
• رویدادهای سرنوشت: آندسته از رفتارهایی که در تفکیک یا تبیین عملکرد موثر و غیر موثر نقش حیاتی دارند و رفتارهای چشمگیر ثبت می شوند.
• مقیاس فزآینده سنجش: از قدیمی ترین و متداولترین روشهاست. فهرستی از عواملی چون مقدار کمی و کیفی کار، عمق دانش ،میزان همکاری ،وفاداری ،صداقت و خلاقیت تهیه می شود .گرچه اطلاعاتی جامع و کلی مثل روش قبل ندارد ولی با وقت کمتری انجام می شود
• مقیاس سنجش طیف رفتاری: در این روش عناصر اصلی مقیاس فزاینده سنجش و رویدادهای سرنوشت ساز وجود دارد . به رفتارهای بسیار مشخص، قابل مشاهده و اندازه گیری نمره داده می شود. بعبارت دیگر جنبه های موثر و غیر موثر رفتار فرد مورد ارزیابی قرار می گیرد .
• مقایسه افراد با یکدیگر : عملکرد افراد باهم مقایسه می شود. متداولترین روشهای مقایسه ای عبارتند از :

الف- تعیین اولویت گروهی: به گروههای مختلف یا مثلا” ۵ درصد ۵ درصد تقسیم می کنند.

ب- تعیین اولویت فردی: به ترتیب از بهترین تا بدترین لیست می شوند.

ج – مقایسه دو تایی: دو به دو مقایسه می شوند.

مسائل بالقوه ارزیابی عملکرد :

گرچه سازمانها همواره می کوشند تا بدون هیچ نوع تبعیض، تعصب یا پیش داوری عملکرد کارکنان و اعضای خود را ارزیابی می کنند ولی در این فرآیند مسائل و مشکلات بالقوه ای دامنگیرشان می شود .

عمده ترین عواملی که موجب مخدوش شدن فرآیند ارزیابی عملکرد می شود عبارتند از:

• شاخص منحصر به فرد : کار هر کارمند تعدادی وظیفه معین است . مثلا” وظیفه مهماندار هواپیما – خوش آمدگویی- راهنمایی مسافران به صندلی و محل – دادن غذا و نوشیدنی و راهنمایی های امنیتی است .اگر ارزیابی کارش بر اساس مدت زمان دادن غذا و نوشیدنی به صد مسافر انجام شود نوعی ارزیابی محدود از عملکرد انجام شده و موجب کم توجهی به سایر وظایف می گردد
• اشتباهات مربوط به سخت گیری یا آسان گیری: معمولا” ارزیاب از سیستم ارزشی خود به عنوان استاندارد استفاده می کند با توجه به عملکرد حقیقی یا واقعی فرد برخی به آن نمره بالا (سهل گیری =خطای مثبت ) و برخی نمره پایین (سخت گیری= خطای منفی)می دهند .تعداد ارزیابان و تفاوت نگرش آنها موجب ایجاد مشکل می شود.
• خطای هاله ای : عبارتست از اینکه ارزیاب تحت تاثیر یکی از ویژگی های خاص کارمند یا کارگر قرار گیرد.مثلا” تاخیر کارمند سبب می شود تا سایر جنبه های مثبت کاری او نادیده گرفته شود و یا انضباط کارمند جنبه های منفی کارش را بپوشاند .
• خطای شبیه سازی : ارزیاب از دیگاه خود کارهای دیگران را بررسی می کند به کسانیکه ویژگی های خود ش را دارند نمره بالا می دهند یا به افراد جناح و گروه خود نمره بالا می دهد .
• شاخص محدود : بعضی از ارزیابان از کل مقیاس استفاده می کنند و برخی ازتعداد محدودی. گروه دوم تفاوت ها را نادیده می انگارند و جامعه را یکدست و همگن فرض می کنند .نظر گروه دوم از قطعیت کمتری برخوردار است .
• شاخص غیرعملکردی : ارزیابی عملکرد بر پایه نوعی پیش داوری و قضاوت ذهنی است .گرچه غیر منطقی است ولی واقعیت این است که غالبا” تصمیمات رسمی پیش از جمع آوری اطلاعات عینی براساس داوریهای ذهنی صورت می گیرد.مثلا” ارزیابی بر مبنای سابقه خدمت و ارشدیت به جای عملکرد .

راههای جلوگیری از خطاهای ارزیابی

• استفاده از شاخص های مختلف : اقدامات مهم و یا به اصطلاح سرنوشت سازی راکه موجب عملکرد بسیار عالی یا بسیار ضعیف می شود باید مورد ارزیابی قرارگیرد
• بی توجهی به ویژگی ها : از دیدگاه شهودی ویژگی هایی چون وفاداری – خلاقیت- جرات و قابل اعتماد بودن بسیار پسندیده و مطلوب است ولی قطعا” کسانیکه در این ویژگی ها نمره بالا دارند عملکرد بهتری نخواهند داشت .نکته دیگر اینکه خود این ویژگی ها نیز از دیدگاه افراد مختلف متفاوت است بعبارت دیگر مصادیق این ویژگی ها به قضاوت فردی بستگی دارد .
• چندین نفر ارزیابی کنند: با افزایش ارزیابان احتمال دستیابی به اطلاعات دقیق افزایش می یابد . دراین روش بالاترین و پائین ترین نمرات حذف و میانگین بقیه نمره ها تعیین کننده است .
• گزینش داور: داورها در زمینه هایی که تخصص دارند ارزیابی می کنند . توصیه می شود داور از نظر سطح سازمانی با ارزیابی شونده نزدیک باشد (سرپرست مستقیم یا همکاران).
• آموزش دادن به داوران : از طریق آموزش می توان داورهای شایسته ای تربیت کرد لیکن چون اثر آموزش بتدریج از بین می رود لازمست به صورت مرتب تکرار شود.

باز خور نمودن نتیجه عملکرد:

کارکنان و اعضای سازمان می خواهند درباره عملکرد خود اطلاعاتی داشته باشند . معمولا” در پایان سال نتیجه عملکرد سازمان ارائه می گردد ، لیکن بهتر است در فواصل کوتاه تر نتیجه عملکرد به کارکنان داه شود، تا از انباشته شدن همه مسائل جلوگیری گردد.

ارزیابی عملکرد یکی از حساس ترین مسئولیت های مدیریت است .

ارزیابی عملکرد تیم

برای ارزیابی عملکرد تیم ۴ روش ارائه شده است :

• هدفهای سازمان را با نتیجه های عملکرد تیم گره بزنید.
• ارزیابی محصول نهایی توسط مشتری/ زمان تحویل محصول یا کیفیت محصول.
• نقشی که فرد در عملکرد کلی تیم دارد . شخص و مورد ارزیابی قرار گیرد .
• تیم شاخص ها و معیارهارا ارائه کند و هریک از اعضاء بداند چه نقشی در تیم باید ایفاد کند

ارزیابی عملکرد در سطح جهانی :

ارزیابی عملکرد در سطح جهانی تابع ابعاد فرهنگی (چارچوب هاف استد) است .رابطه فرد با محیط، توجه به زمان و توجه به مسئولیت در چگونگی ارزیابی عملکرد موثر است .سازمانهای آمریکائی و کانادایی فرد را مسئول کارهایش می دانند زیرا در این کشورها باور براین است که فرد حاکم بر عوامل محیطی است ولی در کشورهای خاورمیانه عملکرد و ارزیابی چندان جدی گرفته نمی شود زیرا مدیران سازمانها براین باورند که فرد تابع عوامل محیطی است برخی از کشورها به فعالیت های گروهی توجه می کنند ولی در آمریکای شمالی به عملکرد فردی توجه می شود.

 

مردم کارهایی را انجام می دهند تا نیازهای خود را تامین نمایند . فرد پیش از انجام کار به پاداش یا بازده آن توجه می کند پاداش عامل مهمی است که بر رفتار کارکنان اثر می گذارد

۱- عملکرد : عملکرد یعنی محاسبه یا سنجش نتیجه ها، عملکرد می تواند مبنایی برای دادن پاداش باشد .اگر بین عملکرد و پاداش رابطه ای دقیق برقرار شود انگیزش افزایش می یابد .عملکرد یکی از شاخص هایی است که سازمان پداخت پاداش را بر آن قرارداده است .

۲- میزان تلاش : در بسیاری از سازمان ها میزان پاداش بر اساس مقدار کار یا تلاش پرداخت می شود .اگر اعتقاد براین باشد که کسانیکه تلاش کرده اند باید مورد تشویق قرار گیرند، در آن صورت میزان کار یا تلاش تعیین کننده عملکرد واقعی خواهد بود و تلاش کسانیکه موفقیت آمیز نبوده است نیز مشمول دریافت پاداش می گردد.

۳- سابقه کار: در مقایسه با شاخص های دیگر سابفه کار از اهمیت وارزش بیشتری برخوردار است و در بسیاری از موارد میزان پاداش و حقوق فرد را براین اساس تعیین می کنند زیرا  در مورد کیفیت کار ممکن است اختلاف نظر وجود داشته باشد ولی در مورد سابقه کار چنین نیست

۴- مهارت کارکنان : یکی دیگر از روشهایی که سازمان ها براساس آن به افراد پاداش می دهند توجه به مهارت کارکنان است، صرف نظر از اینکه از این مهارت ها استفاده می شود یا خیر .فرد یا افرادی که دارای مهارت ها خاصی هستند پاداش بیشتری دریافت می کنند.

۵- سختی کار: پیچیدگی کار می تواند به عنوان یک شاخص برای تعیین پاداش به حساب آید.

 

انواع پاداش

پاداش هایی که سازمان ها پرداخت می کنند بسیار پیچیده و متنوع است بطور کلی پاداش ها بردو دسته اند:

• پاداش های درونی(باطنی) :آنهایی هستند که فرد به خودش می هد. این نوع پادش ها تا حد زیادی نتیجه رضایتی است که فرد از کار و شغل خود بدست می آورد .
• پاداش های ظاهری : پاداش های مستقیم و غیر مستقیمی است که سازمان در قبال خدمات به کارکنان می دهد .

 

 

 

 

پاداش های باطنی (درونی)

پاداش های ظاهری

·                 مشارکت در تصمیم گیری ·                 پذیرفتن مسئولیت بیشتر ·                 یافتن فرصت برای رشد شخصی ·                 آزادی عمل بیشتر در کار ·                 داشتن کار جالب تر ·                 داشتن کارهای گوناگون و متنوع

پاداش مستقیم : ·                 پایه حقوق یا دستمزد ·                 حقوق اضافه کاری یا بیکاری ·                 جایزه از بابت عملکرد خوب ·                 سهیم شدن در سود ·                 گرفتن حق تقدم در خرید سهام ·                 پاداش غیرمستقیم: ·                 برنامه های حمایتی ·                 دریافت حقوق بابت زمانی که کار  نکرده اند ·                 استفاده از امکانات سازمان (به نفع شخص) پاداش های غیر مالی: ·                 اتاق مفروش ·                 پارکینگ اختصاصی ·                 عنوان جذاب ·                 محدود نبودن زمان صرف نهار ·                 منشی خصوصی

 

اگر تلاش با پاداش رابطه مستقیم داشته باشد ،می تواند ایجاد انگیره نماید .

 

 

 

۱- عدل وانصاف رعایت شود .

۲- میزان پاداش با عملکرد رابطه مستقیم داشته باشد .

۳- پاداش بتواند نیازهای فردی را تامین کند .

 

 

 

وجود چنین شرایطی می تواند موجب کاهش نارضایتی و افزایش تعهد اعضای سازمان شود و بلعکس.