افزایش کارایی و اثربخشی سازمان

• 
  
• بهبود سازمانی
  Organizational Development
• بهبود و بازسازی سازمان براساس محیط متغیر امروز و زمینه ای که علوم رفتاری کاربردی به وجود آمد مطرح گردید. تغییرات سریع در محیط سازمانها که با دگرگونی محیط های اجتماعی همراه بود منجر به تغییرات عمده ای در شیوه زندگی،نیازها و پایگاه ارزشهای افراد گردید که ایجاب می کرد ساختار و فرایندهای سازمانی انعطاف پذیر تا حدودی جایگزین الگوهای سنتی گذشته شوند . از آنجائیکه سازمانها جزء سیستم اجتماعی هستند و از تغییر و تحول محیط خویش تاثیر می پذیرند .تنها راه ایجاد تحول در سازمان تغییر فرهنگ و نحوه عملکرد مدیران از طریق تحول سازمانی است با این مفروضات بود که پیدایش بهبود سازمانی ضرورت پیدا کرد و بتدریج به صورت قلمرو پژوهشی گسترده ای به مجامع علمی راه یافت . دهه ۱۹۶۰ دوران شکوفایی تحقیقات در زمینه بهبود سازمانی است در طی این دهه آن به عنوان مجموعه ای از تئوریها و فنون تحول در سازمانها جای خود را در میان سایر مباحث علم مدیریت باز کرد.

 

 

 

• 

  بهبود سازمانی چیست

• بهبود سازمان عبارتست از فرایند تغییر و توسعه برنامه ریزی شده سازمان با استفاده از دانش علوم رفتاری . بهسازی سازمان تلاشهایی در جهت طرح ریزی تغییرات سازمانی است و ابداعات خودبخود را شامل نمی شود. قصد اصلی از بهسازی سازمان ترقی سازمانهاست و شامل تغییراتی که صرفا از سازمانهای دیگر تقلید شده باشد یا از طریق فشارهای خارج از سازمان تحمیل شده باشد نیست بهسازی برنامه ریزی شده به جای اینکه مبتنی بر ملاحظات مالی و فنی باشد بر اساس علوم رفتاری نظیر روانشناسی ، جامعه شناسی ، مردم شناسی فرهنگی و سایر رشته های وابسته صورت می گیرد. طبق تعریف ارائه شده جایگزین کردن سیستم دستی سوابق پرسنلی با یک سیستم کامپیوتری را نمی توان به عنوان موردی از بهسازی سازمان تلقی نمود زیرا این به جای اینکه بهسازی رفتاری باشد یک دگرگونی ناشی از فشار تکنولوژیکی است همچنین تغییری که بر اساس مصوبات دولت در سیستم  نگهداری سوابق پرسنلی به عمل آید به دلیل ایجاد تغییر اجباری و فشار خارجی جزئی از بهسازی سازمان محسوب نمی شود.
• بهبود سازمانی کوششی است
  ۱- برنامه ریزی شده ۲- در سراسر سازمان ۳- تحت نظارت مدیریت عالی سازمان ۴- جهت افزایش کارایی و اثربخشی سازمان ۵- با بهره گیری از علوم رفتاری ( بکهارد- ۱۹۶۹ )

  بهبود سازمانی را می توان یک کوشش برنامه ریزی شده و مستمر دانست که علوم رفتاری را برای بهبود سازمان از طریق روشهای درونگر و خود باز شکافی به کار می برد.( میلز ۱۹۷۱ )

  بهبود سازمانی فرایند برنامه ریزی شده تغییر در یک فرهنگ سازمانی از طریق سود جستن از تکنولوژی ـ پژوهش و تئوری علوم رفتاری است (بارک ۱۹۸۲)
  
  
  تعریف جامع تر از بهبود سازمانی توسط (فرنچ ) و (بل ) پیشنهاد شد : بهبود سازمانی کوششی است دوربرد و حمایت شده از طرف مدیریت عالی سازمان جهت بهبود حل مشکلات سازمانی و فرایندهای بازسازی بخصوص از طریق یک نوع مدیریت موثر و مبتنی بر همکاری گروهی بر پایه فرهنگ سازمانی با همکاری یک مشاور – تسهیل کننده  و بکارگیری تئوری و تکنولوژی علوم رفتاری کاربردی شامل پژوهش عملی می باشد.

تعاریف بهبود سازمانی

• ۱ – شامل تغییراتی است که از قبل برنامه ریزی شده و شامل تغییرات تصادفی نمی شود.
  ۲- شامل کوششهایی است که در جهت بهبود کل سازمان صورت می پذیرد.
  ۳- یک تغییر دور بردی است که درسازمانهای بزرگ ۲ الی ۳ سال به طول می انجامد بر خلاف آنچه که همواره نتایج فوری مدنظر است.
  ۴- تمرکز بر گروههای کاری آن را از بهبود مدیریت سنتی متمایز می کند در برنامه های جامع  توجه فوق العاده زیادی به گروههای کاری شده است.
  ۵-استفاده از مشاور– تسهیل کننده (عامل تغییر) به عنوان فردی که ویژگیهای بهبود سازمانی راتشخیص می دهد در تعریف هدفمند است.
  ۶- مدل مداخله اساسی که در بیشتر کوششهای  به کار گرفته می شود یک مدل پژوهش عملی است که به خاطر توانایی زیاد این مدل تعریف دیگر بهبود سازمانی می تواند بهبود سازمانی از طریق پژوهش عملی مشارکتی باشد.

ODویژگیهای فرایند

• مدل چرخه بهبود سازمانی

 

 

 

• شیوه های بهسازی سازمان
• مهمترین فنون بهسازی سازمان عبارتست از فنون فردی و روابط افراد، فنون تیمی ، فنون روابط گروهی، فنون جامع وفراگیر.

بهسازی فراگیر سازمان جامع ترین نوع تغییر سازمانی است یعنی تنظیم مجددروابط- تقسیم وظایف-اختیارات و گذار شدهی است که معمولا تغییر ساختار نامیده می شود

 

• از روشهای ایجاد بهسازی سازمانی :
• ۱ – بهبود کیفیت زندگی کاری : محیطی را ایجاد می کند نیازهای بیشتری از افراد تامین می شود

 

• ۲ – استفاده از سازمانهای جنبی : در امتداد سازمانهای رسمی به وجود می آیند و وظایفی را انجام می دهند که آن سازمان رسمی قابلیت مقابله با آنها را ندارد.

 

• ۳ – تغییر وظیفه و تکنولوژی : تغییر مستقیم شغل طراحی مجدد وظیفه و تغییر روش ورودی به خروجی تغییر تکنولوژی است که معمولا به تغییر وظیفه می انجامد و خود جزئی از بهسازی سازمانی نیست .

 

• ۴– تجدید نطر در وظایف شغلی : که به عنوان تغییر سازمانی بررسی می شود

 

 

 

• تغییر فرد و گروه : از مهترین راههای آوردن گروهها و افراد به صحنه تغییر سازمانی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
• ۱ – آموزش : به منظور رشد مهارت کارکنان طراحی می شود که از طریق سخنرانی  ، بحث و یا
• ترکیب هر دو صورت می گیرد.

 

• ۲ – برنامه های بهسازی مدیریت : که در آن پرورش مهارتها و تواناییها و دیدگاههای مدیران دنبال می شودو بشدت به روشهای مشارکتی گرایش دارد

۳ – تیم سازی : در تیم سازی به اهمیت کار کردن با یکدیگر و ایجاد فضای همکاری تاکید می شود.

 

۴ – بررسی – بازخورد :در فرایند بررسی  – بازخورد که بیشتر توسط مدیریت عالی سازمان و مشاور مدیریت به اجرا در می آید مدیریت می تواند از طریق جمع آوری اطلاعات در باره باورها و طرز تلقی های کارکنان مشکلات سازمانی را شناخته و حل کند.

• مقایسه بهبود سازمان وبهبود مدیریت
• بهبود مدیریت پیشینه ای به سابقه علم مدیریت دارد که تیلورنیز به لزوم آموزش مدیریت تاکید داشت. دو مقوله بهبود سازمان و بهبود مدیریت دارای نقاط مشترکی هستند. بهبود مدیریت مجموع کوششهایی است که در جهت آموزش و افزایش کارایی مدیران انجام می شود در بهبود سازمان نیز آموزش به عنوان ابزار مهمی به کار می رود.مقایسه بین بهبود مدیریت و سازمان را می توان در موارد زیر مورد بررسی قرارداد.
• -هدفها: هدف کلی بهبود سازمان ومدیریت تواما معطوف به ارتباطات- برنامه ریزی- انگیزش و هماهنگی می باشد ولی هدفهای این دو استراتژی با هم تفاوت دارند هدف در بهبود مدیریت یاد دادن مهارت های تازه به مدیر و وسیع کردن قوه درک اوست  اما در بهبود سازمان هدف ایجاد موقعیتی است که مدیر بتواند در آن موقعیت وظایف خود را بدرستی انجام دهد..
• -دلایل آغاز بهبود مدیریت و یا بهبود سازمان : در بهبود مدیریت عدم آشنایی مدیر با خط مشی سازمان ، اشتباهات و یا عدم مهارتهای او علت شروع بهبود مدیریت است در حالیکه در سازمان تحولات تکنولوژیکی و اثر بخش نبودن ترکیب سازممان و عقب افتادگی سازمان نسبت به رقبا عوامل شروع بهبود سازمانیست
• -استراتژی ایجاد تحول :در بهبود مدیریت با فرستادن مدیر به دوره های آموزشی صورت می پذیرد در حالیکه در بهبود سازمانی با آموختن در حین حل مشکل ،
• ایجاد گروه و تغییر ساختار استراتژی تحول صورت می گیرد.

 

• -محدوده زمانی : در بهبود مدیریت کتاه و فشرده و در بهبود سازمانی طویل المدت است .

 

• – شرایط متخصصان : در بهبود مدیریت شرایط تخصص مربی و یا مدیر و طراح پروژه بودن است در حالیکه در بهبود سازمانی مشاور ، راهنما ، تسهیل کننده و دارنده دانش و مهارت جزء شرایط تخصص می باشد.

 

• موانع و مشکلات اجرای برنامه های بهبود

 

• -معتقد ومتعهد کردن مدیریت عالی سازمان نسبت به اجرای برنامه های بهبود

 

• -پیچیدگی و درازمدت بودن برنامه های بهبود که اجرای آنها نیاز به حوصله و بردباری ازجانب مدیران و کارکنان دارد.

 

• -برنامه های بهبود سازمانی باری است که بر دوش مدیران و کارکنان سازمان اضافه می شود.

 

• -ارزیابی نتایج برنامه های بهبود سازمان به آسانی میسر نیست.
• مشکلات عمده بهسازی سازمان

به عقیده دیوید نادلر مشکلات عمده مدیریت تغییر را می توان به چهار گروه تقسیم بندی کرد که عبارتند از:

۱– مقاومت 

۲ -قدرت

۳-کنترل

 ۴-تعریف مجدد وظیفه

 

این مشکلات چهار گانه با چهار عامل اصلی سیستم اجتماعی سازمان یعنی اشخاص- ساختار- سیستم اطلاعات و وظایف تطبیق داده شده اند این چهار عامل اصلی سیستم اجتماعی به گونه ای با یکدیگر مرتبط هستند که تغییر ایجاد شده در هر کدام از انها روی سایر عوامل اثر می گذارد.

 

– مقاومت: مقاومت کارکنان از عوامل اصلی در برابر تغییرات سازمانی است که یکی از عوامل تقویت مقاومت فرهنگ سازمان است که در نتیجه سالها انجام کار به طریق معینی است.

 

– قدرت: قدرت در هنگام انتقال از حالت فعلی به حالت آینده بخصوص هنگامی که تغییر اثر عمده ای بر ساختار سازمان و اشخاص و گروههای پرقدرت می گذارد می تواند به موضوع مهمی تبدیل شود و در مرحله انتقال ساختار قدیمی از بین می رود و ساختار جدید جایگزین آن می شود که مملو از عدم اطمینان است و باعث می شود تا افراد تلاش کنند پس از طی دوران انتقال در جایگاه بهتری قرار گیرند.

 

• – کنترل:ممکن است هنگامیکه سیستم قدیمی در حال تعطیل شدن و سیستم جدید در حال شکل گیری است تغییر و عدم اطمینان همراه آن وسایل موجود پرورش اطلاعات و حفظ کنترل مانند سیستم ارتباطات ، سیستم ارزیابی عملکرد ، ساختارهای پاداش و سایر فرایندهای سازمانی را از اهمیت و تناسب و اثربخشی بیاندازد بنابراین ممکن است در طی دوران انتقال ، تنظیم عملکرد و دادن پاداش شکل باشد که نتیجه از دست دادن کنترل خواهد بود.

 

• – تجدیدنظر در وظایف: به علت وجود تعامل بین تمامی اجزای سیستم مشاغل نیز تحت تاثیر تغییر قرار می گیرند و ممکن است هر کدام بر بخشهای دیگری از سازمان تاثیر گذارد(مثل تیم ارزیابی عملکرد)علاوه بر اینکه باید شغلهای جدیدی متناسب با تغییر ایجاد کرد سازمان باید وظیفه کارکنان و چگونگی ارتباط آنان با سایر شغلهای جدید را تعیین کند.
• رمز موفقیت بهسازی سازمان

موفقیت سازمان با توجه به نگرش ما به سازمان به عنوان یک سیستم اجتماعی ارائه می شود.

• مواقع استفاده از برنامه های بهبود سازمانی
• از برنامه های بهبود سازمانی موقعی استفاده میشود که نیاز به تغییر و دگرگونی توسط فردی که در سازمان شغل حساس و تعیین کننده دارد احساس شود.
• بکهارد شرایط و موقعیت هایی را که در آن نیاز به تغییر بیشتر احساس می شود به شرح زیر خلاصه کرده است:
• ۱- نیاز به تغییر استراتژی مدیریت
• ۲- نیاز به زمینه سازی برای ایجاد تغییر به گونه ای که تغییرات با نیازهای افراد و محیط سازگار باشد.
• ۳- نیاز به تغییر هنجارهای فرهنگی سازمان
• ۴- نیاز به تغییر ساختار سازمانی
• نحوه عمل در بهبود سازمانی
• اقدامات بهبود سازمانی شامل دو مرحله اساسی است:
• ۱- شناخت مشکل و تشخیص بیماری
• ۲- درمان

شناخت مشکل وتشخیص بیماری: در این مرحله فعالیتها جهت شناخت مشکل و تشخیص بیماری سازمان متمرکز می شود که در این روش کارشناسان بهبود سازمانی سعی می کنند با بهره گیری از روشهای تحقیق اطلاعات دقیقی درباره وضعیت ساخت و فرایندهای سازمان جمع آوری کنند سپس اطلاعات جمع آوری شده بر اساس نوع بیماری طبقه بندی می شود.

در مرحله دوم که مرحله درمان است و در اصطلاح بهبود سازمان به آن مداخله برنامه ریزی شده می گویند سعی می شود که استراتژی ها ، تغییر و برنامه های لازم جهت رفع مشکل و اصلاح شرایط مختل کننده کار تهیه و به مورد اجرا گذارده شود.

• نتیجه
• بهبود سازمان ایده نسبتا جدیدی در علم می باشد که بر اساس علوم رفتاری اتکا دارد .
• بهبود سازمان یک برنامه اصلاحی چند بعدی است که هم به ساخت سازمان نظر دارد و هم به فرایندهای مختلف آن وهم به کل سازمان توجه می کند. در فعالیتهای بهبود سازمان بایستی از حداکثر توانایی ها و نیروهای بالقوه آن استفاده به عمل آید و مسئله نوسازی و رشد مداوم فردی و سازمانی مورد توجه قرار گیرد.

 

• منابع

 

کتاب رفتار سازمانی  : اثر مورهد / گریفین   ترجمه دکتر سید مهدی الوانی و دکتر غلامرضا معمارزاده

 

کتاب بهبود و بازسازی سازمان ( فنون علم رفتاری برای بهبود سازمان ) اثر دکتر زهرا برومند

کتاب بهبود سازمانی مجموعه بیست و دوم  نوشته جمعی از ا ساتید مدیریت