تنظیم یک دستور جلسه کارآمد

به دنبال نظر اعضای تیم باشید: اگر می‏خواهید تیم شما در جلسات مشارکت کند، اطمینان حاصل کنید که دستور جلسه شامل مواردی است که نیازهای اعضای تیم را منعکس می‏کند. از تیم خود بخواهید آنها نیز موضوعاتی را برای گنجاندن در دستور جلسه پیشنهاد کنند و دلیل بیاورند که چرا آن موضوع باید در نشست تیم مورد بررسی قرار گیرد. اگر در نهایت تصمیم گرفتید که یک موضوع را در دستور جلسه نگنجانید، پاسخگو باشید؛ یعنی به عضوی از تیم که آن را پیشنهاد داده بود دلیل خود را توضیح دهید.

موضوعاتی را انتخاب کنید که روی کل تیم تاثیرگذار است: زمان جلسه تیمی گران‏بها و برنامه‏ریزی آن دشوار است. این جلسات اساسا باید برای بحث و تصمیم‏گیری بر سر موضوعاتی باشند که روی کل تیم تاثیرگذار است و تمامی تیم باید برای حل این چالش‏ها مشارکت کنند. این چالش‏ها و موضوعات اغلب درباره نحوه هماهنگی و همکاری اعضا با یکدیگر است چون کارها و وظایفی دارند که به هم مرتبط است، یا ممکن است راجع‌به موضوعاتی باشند که افراد اطلاعات و نیازهای متفاوتی درباره آن‏ دارند. برای مثال: چگونه به بهترین نحو منابع مشترک را تخصیص دهیم؟ چگونه زمان پاسخگویی را کاهش دهیم؟

موضوعات دستور جلسه را به‏صورت سوال‏هایی که تیم باید به‏ آنها پاسخ دهد فهرست‏ ‏کنید: اغلب موضوعاتی که در دستور جلسه گنجانده می‏شوند صرفا یک رشته کلمات به‏صورت یک عبارت هستند، برای مثال: «تخصیص دوباره فضای اداری.» این عبارات باعث می‏شوند شرکت‏کنندگان جلسه با تعجب از خود بپرسند: «تخصیص دوباره فضای اداری یعنی چی؟» اما وقتی موضوعات را به صورت سوال‏هایی برای پاسخ دادن فهرست‏ کنید، در عوض این طور برداشت می‏شوند که: «تحت چه شرایطی باید فضای اداری را دوباره تخصیص داد؟» سوال‏ها اعضای تیم را قادر می‌سازند بهتر خود را برای بحث آماده سازند و بفهمند که آیا توضیحات آنها و دیگران موضوعیت دارد یا خیر.

هدف از مطرح کردن موضوعات نوشته شده در صورت‌جلسه را بیان کنید: در صورت‌جلسه بیان کنید هدف از موضوع موردنظر صرفا به اشتراک گذاشتن اطلاعات است، یا قرار است نظرسنجی برای یک تصمیم صورت بگیرد یا هدف، تصمیم‏گیری است. اگر اعضای تیم ندانند آیا صرفا باید گوش دهند یا باید نظرشان را بدهند، یا اینکه بخشی از فرآیند تصمیم‏گیری خواهند بود یا خیر، مشارکت برایشان سخت می‏شود. اگر اعضای تیم فکر کنند که در تصمیم‏گیری مشارکت دارند، درحالی‌که شما صرفا نظر آنها را می‏خواهید، در پایان جلسه همه کلافه خواهند بود. بهتر است آخرین اطلاعات لازم، قبل از جلسه بین اعضا توزیع شود و آنها فرصت مطالعه داشته باشند و بخش مختصری از جلسه صرف پاسخگویی به سوالات در این‏باره شود. اگر هدف تصمیم‏گیری است، قاعده تصمیم‏گیری را توضیح دهید.

برای هر یک از موضوعات صورت‌جلسه زمان‏بندی واقع‏گرایانه برای بحث درنظر بگیرید: این کار به دو هدف یاری می‏رساند. اول، لازم است محاسبه کنید که تیم برای معرفی موضوع، پاسخ به سوالات، تحلیل دیدگاه‏های مختلف، ایجاد راهکار‏های احتمالی و توافق بر سر کارهایی که باید بعد از بحث و تصمیمات انجام شود، به چه مقدار زمان نیاز دارد. رهبران معمولا مقدار زمان مورد نیاز را کم تخمین می‏زنند. اگر ۱۰ نفر در جلسه شما حاضر باشند و شما برای تصمیم‏گیری سر این‏که تحت چه شرایطی، فضای اداری را بازتخصیص خواهید کرد، ۱۰ دقیقه وقت بدهید، احتمالا زمان را کم تخمین زده‏اید. با انجام یک محاسبه ریاضیاتی ساده، متوجه خواهید شد که با این زمان اندک، تیم شما بعد از این ‏که هرکسی یک دقیقه صحبت کرده است، باید فورا به یک تصمیم رسیده باشد. دومین هدف این است که زمان‏بندی، اعضای تیم را قادر ‏سازد صحبت خود را در چارچوب زمانی اختصاص داده شده بگنجانند یا زمان بیشتری درخواست کنند. هدف از زمان‏بندی و ثبت آن در صورت‌جلسه، متوقف کردن بحث پس از اتمام زمان نیست؛ چنین کاری صرفا باعث اتخاذ تصمیمات ضعیف و کلافگی در میان اعضای تیم می‏شود. هدف از زمان‏بندی، بهبود در تخصیص زمان کافی برای تیم است تا به‏طور موثر و کارآمد به سوالات بعدی پاسخ دهد.

فرآیندی برای بررسی هرکدام از موارد دستور جلسه پیشنهاد کنید: این فرآیند تعیین می‏کند که تیم برای تکمیل بحث یا تصمیم‏گیری چه مراحلی را طی خواهد کرد. توافق بر سر این فرآیند کارآیی جلسه را به‏طرز قابل‌توجهی افزایش خواهد داد. با این حال رهبران به ندرت این کار را انجام می‏‏دهند. تا وقتی تیم روی یک فرآیند توافق نکرده باشد، اعضای تیم ولو با حسن‌نیت، با پیروی از فرآیندی که خودشان انتخاب می‏کنند، مشارکت خواهند کرد. احتمالا این تجربه را در جلسات‏تان شاهد بوده‏اید: برخی از اعضای تیم سعی می‏کنند صورت مساله را تعریف کنند. برخی دیگر از اعضای تیم نمی‏دانند چرا این موضوع در دستور جلسه قرار دارد و برخی دیگر از اعضا از قبل مساله را تشخیص داده و مشغول ارزیابی راهکار‏ها هستند. فرآیند بررسی یک موضوع باید در دستور جلسه به‏صورت کتبی قرار بگیرد. وقتی در طول جلسه به موضوع مورد نظر رسیدید، فرآیند را توضیح داده و موافقت اعضا را جویا شوید.

مشخص کنید اعضا چگونه باید خود را برای جلسه آماده سازند: دستور جلسه را با فاصله زمانی کافی قبل از جلسه بین اعضا توزیع کنید تا تیم بتواند پیشاپیش مطالب پیش‏زمینه را خوانده و برای هر مورد از دستور جلسه، افکار اولیه خود را جمع و جور کنند. تعیین کنید که چه کسی مسوولیت هدایت بحث درباره هر موضوع را به‏عهده دارد. اولین موضوع قابل بحث جلسه را «مرور و تغییر دستور جلسه در صورت لزوم» قرار دهید: حتی اگر شما و تیم‏تان پیش از جلسه با یکدیگر دستور جلسه را تنظیم کرده باشید، یک دقیقه در ابتدای جلسه وقت بگذارید تا ببینید آیا به خاطر آخرین رویدادها لازم است چیزی تغییر کند.