علی خویه مشاور فروش بازاریابی و برند
ساختار سازمانی
ساختار سازمانی چیست ؟
چینش واحد های مختلف سازمانی جهت پیشبرد اهداف سازمانی
هدف این فصل :
تاثیر انواع ساختارهای سازمانی روی رفتار و نگرش کارکنان
شش عامل مورد مطالعه در ساختار سازمانی به این شرح می باشند
۱- تقسیم کار ۲- گروهبندی ۳- زنجیره فرماندهی ۴- حوره کنترل ۵- تمرکز ۶- رسمیت
۱- تقسیم کار : خورد کردن یک واحد کاری به اجزاء متعدد و سپردن هرکدام از آنها به یک نفر که دارای مزایای زیر می باشد:
افزایش مهارت کارکنان در همان کار خاص (افزایش سرعت و بهره وری)
استفاده بهینه از منابع سازمانی(کارکنان کم مهارت کارهای ساده حقوق کم)
کم شدن دوره های آموزشی کاهش هزینه های سازمان
افزایش بیش از حد تقسیم کار دارای معایب زیر می باشد
خستگی
کسالت و کاهش تولید
تنش
جابجایی
راه حل : گسترس دامنه شغلی و تمرکز به ویژگی های شغل به وسیله استفاده از افراد در تیمهای مختلف کاری
۲- گروهبندی : انواع تقسیم بندی دوایر سازمانی
۱- ۲ وظیفه ای : گروهبندی سازمان به وسیله وظایف خاصی که هر قسمت انجام می دهد
مانند: دایره حیابداری ، دایره مهندسی ، دایره R&d و غیره
۲ -۲ نوع محصول : گروهبندی دوایر سازمانی برحسب نوع محصولی که در هر دایره تولید می شود
مانند گروه تولید خودروی سبک ، نیمه سبک و سنگین در یک شرکت تولید خودرو
۳- ۲ منطقه جغرافیایی: مخصوص سازمانهای بزرگ : هرواحد مستقر در یک منطقه جغرافیایی کوچک شده سازمان اصلی است
۴- ۲ فرایندهای تولید هر دایره به یک فرایند از کل فرایندی که توسط سازمان انجام می شود اختصاص دارد مانند واحد مواد اولیه ،تولید و فروش در یک شرکت تولیدی
۵- ۲ نوع مشتری : گاهی برخی از شرکتها دوایر سازمانی خود را برحسب نوع مشتری تقسیم بندی می کنند مانند دایره عمده فروشی ، خرده فروشی ،مشتریان دولتی ، مشتریان ویژه و غیره
ممکن است یک سازمان از چند روش گروهبندی بطور همزمان استفاده کند مثل تقسیم بندی براساس مناطق جغرافیایی و در هر منطقه تقسیم بندی وظیفه ای
در دهه اخیر( از دهه ۱۹۹۰ ) دو روش زیر مورد توجه قرار گرفته است :
- انواع مشتری ها : جهت شناخت بهتر نیازها و تغییر سلایق
۲- گروهبندی برحسب وظیفه و تشکیل تیم ها با ساختارهای ماتریسی که کارها به صورت پروژه ای انجام شده و کلیه مراحل تکمیل پروژه در یک تیم با گروههای مختلف انجام می شود
زنجیره فرماندهی : به ساختار سلسله مراتب سازمانی و میزان اختیارات آنها اشاره دارد
۱-اختیارات سازمانی :حقوق و اختیاراتی که به یک فرد هنگام احراز یک پست سازمانی داده میشود مباحث مهم
۲- وحدت فرماندهی : هرفرد یک رییس دارد و تنها به یک رئیس گزارش می دهد
در سازمانهای نوین به علت وجود ساختارهای تیمی و پروژه ای و گسترش IT در سطح سازمان مباحث مربوط به وحدت فرمانده ای و زنجیره فرماندهی اهمیت کمتری پیدا می کنند
حوزه کنترل : تعداد افرادی که هر سطح مدیریت کنترل می کند
مزایای زیاد بودن حیطه کنترل
۱- کاهش تعداد مدیران کاهش هزینه
- افزایش آزاذی عمل کارکنان
۳- ارتباطات آسان انجام سریعتر کارها
۴- افزایش انعطاف پذیری سازمان
کاربرد IT : در سازمانهای امروزی با رشد IT در سازمان می توان
ساختار آن را هرچه بیشتر تخت کرد
تاثیرات کاربرد IT در سازمان
- اطلاع رسانی به وسیله IT
- کنرل عملکرد کاربران به وسیله IT و برنامه ریزی آنها
- ارتباطات و هماهنگی راحت تر و آسان تر
تمرکز : میزان یا درجه ای که تصمیمات در نقطه ای خاص گرفته می شوند
دربعضی سازمانها همه تصمیمات توسط مدیران ارشد گرفته می شوند تمرکز زیاد
در بعضی سازمانها تصمیمات کاری مربوط به کارکنان توسط خودشان گرفته میشود تمرکز کم
بسته به نوع فعالیت سازمان میزان تمرکز متفاوت است
کارها تکراری و منظم اند تمرکز زیاد
کارها غیر تکراری و ساخت نیافته اند تمرکز کم
IT : استفاده از IT می تواند هم تمرکز و هم عدم تمرکز را به همراه داشته باشد به طوری که تصمیمات توسط سطوح پایین گرفته می شود(عدم تمرکز) ولی توسط گروه بالاتر کنترل می گردد(تمرکز)
رسمیت: میزان استاندارد بودن کارها و شرح مشاغل
هرچه کار استاندارد، تکراری و شیوه انجام و رویه های آن مشخص ترباشد رسمیت بیشتر و هرچقدر از برنامه ریزی و مقررات کمتر و روشهای انجام بیشتری برخوردار باشد رسمیت آن کمتر آست
همه شش عنصر بالا شالوده انواع ساختارهای سازمانی را مشخص میکنند و ترکیبهای متفاوت از آنها ساختارهای متفاوتی را به وجود می آورد .
انواع ساختارهای سازمانی
۱- ساده : کاملا تخت است : حیطه کنترل زیاد ، رسمیت کم ، تمرکز زیاد،پیچیدگی روابط کم
این ساختار در سازمانهایی که تعداد نفرات کمی دارند و یا کار خاصی انجام میدهند کاربرد دارد . در ضمن سازمانهای بزرگ تر نیز هنگامی که با بحران مواجه میشوند برای مقابله با بحران و هدایت اثربخش تر آن شکل ساده را به خود می گیرند
۲- بروکراسی :استاندارد سازی همه امور : و جود واحدهای تخصصی و حرفه ای با تمرکز بالا ، رسمیت زیاد، سطح کنترل کم، و ورابط پیچیده
مزایا:
انجام کارهای استاندارد با راندمان بالا،روابط تعریف شده و معین ، قابلیت استفاده از مدیران تازه کار در رده های میانی و پایین
معایب: بهینه سازی بخشی(اهداف سازمانی تحت الشعاع اهداف هر قسمت قرار می گیرد) سردرگمی هنگام برخورد با مسائل تعریف نشده و ارجاع کار به رده بالاتر
امروزه سازمانها به بروکراسی حرفه ای یا ساختار بخشی روی آورده اند(ساختارهایی با بروکراسی های کوچک و محول کردن ماموریتهای مورد نظر به آنها و نتیجه خواستن از آنها)
۳- ساختار ماتریسی :
دارای دو گونه گروهبندی هستند:
- گروهبندی وظیفه ای : تجمیع متخصصان در یک گروه (مانند بروکراسی)
- گروهبندی پروژه ای : جمع شدن افراد با تخصصهای گوناگون برای انجام دادن یک پروژه تحت مدیریت مدیر پروژه
مزایا: هنگام انجام یک پروژه منابع مورد نیاز به آسانی و هماهنگ در دسترس مدیر پروژه قرار دارد و مسائل پیچیده و چند بعدی به راحتی قابل حل اند.
و نیز به علت ایجاد کانالهای افقی بین بخشها معایب بروکراسی تعدیل شده است .
معایب: به علت ابهام در نقش، فرد دچار تعارض و تنش می شود : هر فرد باید به دو نفر گزارش دهد که گاهی دچار سردرگمی میشود
ساختارهای جدید
ساختار تیمی:
ویژگی اصلی: سدهای بین دوایر فرو میریزد و تصمیمات غیر متمرکز است
در سازمانهای بزرگ ساختار تیمی مکمل ساختا ربروکراسی است و فرق آن با ساختار ماتریسی دائمی بودن آن است
سازمانهای مجازی :
یک هسته مدیریتی تشکیل می شود و همه امور سازمان را برونسپاری کرده و آنها را مدیریت و هماهنگ می کند
سازمانهای بدون مرز:
ایده اصلی آنها برداشتن تمام مرزهای افقی ، عمودی و پیرامونی سازمان است .
برداشتن مرزهای عمودی: با خذف سلسله مراتب و تشکیل تیمهای متشکل از تمام رده های سازمانی مرزهای عمودی
ازبین می روند.
برداشتن مرزهای افقی :با جابجا کردن افراد در سطح سازمان ایجاد میتوان مرزهای افقی سازمان رابرداشت
برداشتن مرزهای پیرامونی: بستن قرارداد با شرکتهای دیگر و یا دراختیار گذاشتن اطلاعات مورد نیاز شرکتهای عرضه کننده مواد اولیه و یا خریدار به صورت Online (مثل در اختیار گذاشتن اطلاعات موجودی انبار مواد اولیه به شرکت تامین کننده آن مواد)
عوامل تعیین کننده ساختار سازمانی:
- استراتژی سازمان: نوع استراتژی سازمان و نگاه آن به اهداف سازمانی ساختار آن سازمان را شکل می دهد
سازمانهای آینده نگر: سازمانهای پویا و نوآور ساختارهای ارگانیک
سازمانهای تدافعی: سازمانهای محافظه کار ساختارهای مکانیکی
سازمانهای تقلیدگر: دنباله رو سازمانهای پویا با حفظ حاشیه سود هستند و هردو نوع ساختار ارگانیک و مکانیک رادارا می باشند
اندازه سازمان: اندازه سازمان با نرخی کاهنده سبب مکانیکی شدن ساختار سازمان میگردد
- تکنولوژی: نحوه تبدیل داده هابه ستاده هادر سازمان
نوع تکنولوژی از نظر تکراری بودن یا غیر تکراری بودن برساختار سازمان موثر است . به طوری که تکنولوژی تکراری باعث افزایش ارتفاع سازمان می شود(سازمان مکانیکی می شود) هرچه تکنولوژی تکراری تر شود رسمیت سازمان بیشتر میشود.
۴- عدم اطمینام محیطی:
هرچه محیط سازمان پویاتر ساختار ارگانیک تر
هرچه محیط سازمان باثبات تر ساختار مکانیکی تر
البته هنگام مواجه سازمان با یک محیط پویا آن قسمتی از سازمان که وابستگی موضوعی بیشتری با محیط دارد بیش از سایر قسمت ها حالت ارگانیک به خود می گیرد.
تاثیر ساختار سازمانی بر عملکرد کارکنان
تاثیر ساختار سازمانی برعملکرد کارکنان بسته به نوع شخصیت آنها و نوع نگاه آنها به آن ساختار مشخص، متفاوت است ممکن است شخصی نوع خاصی از ساختار را به دلیل آزادی عمل بیشتر بپسندد و بهروری او درآن ساختار زیاد باشد ولی کس دیگری به علت نبودن روش خاص برای انجام وظایفش ازآن بیزار باشد . جدول زیر به طور خلاصه علت محبوبیت انواع اجزاء‌ساختاری را بیان میکند
