علی خویه مشاور فروش بازاریابی و برند
این مقاله روش مصاحبه استخدامی را شرح می‌دهد. هدف از مصاحبه استخدامی، اقدامات قبل از مصاحبه استخدامی اقدامات در طول مدت مصاحبه، نحوه مصاحبه استخدامی، مصاحبه از پیش طراحی شده، مصاحبه باز، مصاحبه ترکیبی، مصاحبه بصورت میزگرد یا گروهی، مصاحبه تنش، ارزیابی داوطلب و ارزیابی مصاحبه از جمله مباحث این مقاله هستند.
۱- مقدمه
اغلب مدیران با گزینش افراد نامناسب برای تصدی موقعیتهای شغلی، روبرو بوده‌اند. این انتخاب نادرست باعث می‌گردد تا اولاً زمان و انرژی سازمان در طول فرآیند استخدام و آموزش هدر رود، ثانیاً سرمایه‌گذاری‌های مستقیم و غیر مستقیم بعدی بر روی مستخدم جدید همگی بر باد داده شوند. بهترین راه برای پرهیز از این اشتباه انتخاب افراد مناسب و بالطبع انجام یک مصاحبه هدف‌دار و از قبل طراحی شده است. جهت دستیابی به این منظور، باید فهرستی از نیازهای شغلی و ویژگی‌های جایگاه سازمانی را به ترتیب اولویت طبقه‌بندی کرد و با در نظر داشتن روشهای مصاحبه، افراد مناسبی را انتخاب کرد.
۲- هدف از مصاحبه استخدامی
هدف از انجام مصاحبه استخدامی، سنجش داوطلب برای تصدی شغل و جایگاه سازمانی موردنظر و تناسب مصاحبه‌شونده با شرایط تعریف شده برای تصدی آن شغل و جایگاه سازمانی است. بطور خلاصه مصاحبه‌کننده اطلاعاتی را از مصاحبه‌شونده کسب و اطلاعاتی در رابطه با سازمان، شغل و جایگاه سازمانی به داوطلب استخدام ارائه می‌دهد.
۳- اقدامات قبل از مصاحبه استخدامی
قبل از انجام مصاحبه، مصاحبه‌کننده باید از تعداد مصاحبه‌شوندگان، شرح شغل موردنیاز، نیازهای جایگاه سازمانی مورد بحث، زمان کل مصاحبه، اسامی (احتمالاً) سایر مصاحبه‌کنندگان، مدارکی که احتمالاً مصاحبه‌شوندگان باید همراه داشته باشند، زمان شروع هریک از مصاحبه‌ها و چک لیست سئوالات عمومی و اختصاصی که از مصاحبه‌شونده پرسیده خواهد شد را تهیه کرده و همراه داشته باشد. همچنین پرسشنامه استخدامی متقاضی (فرم متداول و معمولی که جهت کسب اطلاعات اولیه متقاضیان در اغلب سازمانها وجود دارد) را کاملا مطالعه و حتی الامکان مواردی را بخاطر سپرده باشد.
مکان مصاحبه هم باید از نظر فیزیکی مناسب و مصاحبه‌شونده و مصاحبه‌کننده رو در رو و در شرایط مساوی (از نظر ارتفاع) قرار داشته باشند. زمان انجام مصاحبه باید از پیش و با توافق طرفین تعیین شده باشد تا هیچکس از نظر زمانی در فشار نباشد.
۴- اقدامات در طول مدت مصاحبه استخدامی
در زمان انجام مصاحبه، باید مصاحبه‌کننده از پاسخگویی به تلفن‌ها و یا مراجعان یا هر اقدام دیگری که موجب ایجاد وقفه در مصاحبه می‌شود خودداری نماید. همچنین به اظهارات مصاحبه‌شونده توجه کامل داشته و یادداشت‌برداری نماید.
در طول مصاحبه، مصاحبه‌کننده باید توضیحاتی در رابطه با سازمان، شغل و جایگاه سازمانی به مصاحبه‌شونده ارائه دهد تا اگر ابهامی در خصوص شغل مورد نظر وجود دارد برطرف شود و همچنین متقاضی استخدام دقیقاً با انتظارات جایگاه سازمانی خود آشنا شود. در بسیاری از موارد پیش آمده است که با همین توضیحات اولیه، متقاضی متوجه شده است که امکان برآورده نمودن انتظارات شغلی و سازمانی برایش وجود نداشته و اعلام انصراف نموده است. ضمنا بر روی آخرین کار (سابقه شغلی) مصاحبه‌شونده بیشتر تکیه شده و از وی خواسته شود که درباره موفقیتهای بارز خود در طول مدت اشتغال، روابطش با همکاران و مدیران قبلی خود، علت ترک محل کار قبلی، انتظاراتش از شغل و محل کار جدید، تجارب و تخصصهای احتمالی خود صحبت کند.
در طول مدت مصاحبه یادداشت برداری (بصورت خلاصه) از کلیه اظهارات مصاحبه‌شونده، الزامی است و قبل از انجام مصاحبه نیز، باید به مصاحبه‌شونده یادآوری نمود که احتمالاً پاسخهای وی با معرفها و مراجعی که وی معرفی نموده است، چک خواهند شد.
۵- نحوه مصاحبه استخدامی
موفقیت مصاحبه‌کننده در کسب اطلاعات مفید از مصاحبه‌شونده، به میزان توانایی وی در طرح پرسشهای مناسب بستگی دارد. مهمترین مشخصه اصلی، نحوه استفاده از پرسشهای بسته (با پاسخهای بلی و خیر) و پرسشهای باز (با پاسخهای گسترده) است. لذا مصاحبه‌کننده باید در انتخاب روشها، از شیوه معینی استفاده کند. باید توجه داشت که در انجام مصاحبه با متقاضیان استخدام، از روش یکسانی استفاده نمود تا امکان مقایسه و سنجش بین تمامی متقاضیان وجود داشته باشد. به طور کلی پنج نوع مصاحبه استخدامی توصیه می‌شود که در اینجا به صورت مختصر شرح داده می‌شوند.
۵-۱- مصاحبه بسته (از پیش طراحی شده)
این نوع مصاحبه، حداقل آزادی را به مصاحبه‌شونده می‌دهد. نتیجه این نوع مصاحبه غالباً یکسان و دقیق خواهد بود هر چند ممکن است اطلاعات ضروری برای تصمیم گیری به کارفرما ارائه ندهد. ولی به لحاظ علمی، اعتبار بیشتری نسبت به مصاحبه باز دارد. از مصاحبه بسته در موارد زیر استفاده می‌شود:
-
پاسخهای بلی یا خیر برای کسب اطلاعات کفایت نماید.
-
پاسخها موارد مشخصی باشند و نیازی به توضیح بیشتر نباشد.
-
قصد داشته باشید پس از شنیدن پاسخ به سئوال بسته، یک سئوال باز مطرح نمائید.
۵-۲- مصاحبه باز (غیر مشخص)
این نوع مصاحبه، بیشترین آزادی را به مصاحبه‌شونده می‌دهد. هیچ سئوالی از قبل طراحی شده وجود ندارد. مصاحبه‌کننده نیز خود را به هر وضعیتی سازگار می‌نماید و با استفاده از تجارب و توانائیهای خود، به بررسی زمینه‌هایی که بنظر وی و سازمان مهمتر هستند می‌پردازد.
در خصوص مقایسه بین این دو نوع مصاحبه باید بسیار توجه داشت چرا که پس از جمع‌بندی نهایی ممکن است بین اطلاعات مکتوب از مصاحبه‌شوندگان هیچ رابطه و سنخیتی وجود نداشته و از هر یک، اطلاعات متفاوتی در دست باشد. از پرسشهای باز در موارد زیر استفاده می‌گردد:
-
طرح زمینه‌های جدید برای بحث فیمابین دو طرف
-
کشف اطلاعات بیشتر از متقاضی استخدام
-
ارتباط دادن یک پاسخ با یک پاسخ دیگر
-
آزمون خودآگاهی مصاحبه‌شونده
-
اطلاع از میزان تحلیل‌گر بودن مصاحبه‌شونده
۵-۳- مصاحبه نیمه‌بسته (مخلوط)
این روش، یک روش ترکیبی است، بدینصورت که سئوالات مشخصی از همه داوطلبان پرسیده می‌شود ولی بهر حال به مصاحبه‌شوندگان اجازه داده می‌شود به زمینه‌های دیگر و مخصوصاً زمینه‌های مورد علاقه خود نیز بپردازند. باید توجه داشت که میزان موفقیت در این نوع مصاحبه نیز بستگی به مهارت و تخصص مصاحبه‌کننده دارد.
۵-۴- مصاحبه بصورت میزگرد یا گروهی
در بعضی موارد خاص، امکان مصاحبه بصورت میزگرد بسیار سودمند است. البته باید اهمیت منافع حاصله از این مصاحبه، هزینه آنرا توجیه نماید. بنابراین این نوع مصاحبه فقط در خصوص گزینش مشاغل بسیار حساس و در سطوح بالا، توصیه می‌شود.
۵-۵- مصاحبه تنش
در این مصاحبه، بجای کسب یا ارائه اطلاعات فیمابین طرفین، فقط مصاحبه‌کننده می‌کوشد تا موجب بروز عکس العمل‌های عاطفی مصاحبه‌شونده نسبت به موقعیت‌ها شود. مصاحبه‌کننده در این روش، مصاحبه‌شونده را صرفاً بمنظور مشاهده رفتارش، تکذیب کرده، حقیر شمرده و بدلیل سوء عملکرد گذشته سرزنش می‌نماید. این نوع مصاحبه در اغلب مواردی که جایگاه شغلی مورد نظر با فشارهای روانی روبروست توصیه شده و بدلیل احساس خصومتی که در مصاحبه‌شونده بوجود می‌آورند (بخصوص در مورد متقاضیانی که استخدام نمی‌شوند) تصویر بدی از سازمان در ذهن مصاحبه‌شونده باقی می‌گذارند.
مصاحبه کننده باید بسیار توجه داشته باشد که اولاً سعی گردد زمان مصاحبه بیش از ۳۰ دقیقه بطول نیانجامد تا از دقت پاسخها و نهایتاً کیفیت مصاحبه، کاسته نشود. همچنین باید پاسخهای مصاحبه‌شونده را در حد و مرزی که موردنیاز است نگاهداری نموده و از عنوان شدن مسائل و مواردیکه به نیازهای سازمان و شغل و جایگاه سازمانی مربوط نمی‌شوند و یا اطلاعاتی که امکان کسب آنها از طریق دیگر مثل ملاحظه مدارک یا تحقیقات وجود دارد جلوگیری نماید. ضمنا برای موفقیت در کسب نتیجه باید به مصاحبه‌شونده اثبات نماید که اطلاعات موردنیاز، بر مبنای ضروریات شغلی دریافت می‌شوند تا مصاحبه‌شونده براحتی اطلاعات موردنیاز را در اختیار وی قرار دهد. در خصوص سئوالات و نحوه انتخاب روش مصاحبه نیز باید کاملاً دقت نمود تا به منظور جلوگیری از تبدیل مصاحبه به جلسه پرسش یکسویه، بیشتر از پرسشهای باز استفاده گردد و از پرسشهای جهت‌دهنده و همچنین چند پرسش همزمان (بنحوی که متقاضی ازپاسخ دادن به آنها عمداً یا سهواً شانه خالی کند) خودداری گردد.
باید به این نکته بسیار توجه داشت که از طرح پرسشهایی که ربطی به مصاحبه ندارند و فقط بدلیل ابراز توانایی و برتری علمی و عملی مصاحبه‌کننده نسبت به مصاحبه‌شونده پرسیده می‌شوند، خودداری گردد. نکته بسیار مهم دیگری نیز وجود دارد و آن اینست که از طرح مواردی که احتمالاً این حس را در مصاحبه‌شونده بوجود می‌آورد که قبلاً تصمیم‌گیری در خصوص استخدام بعمل آمده است، اکیداً خودداری گردد.
برای پاسخ به سئوالات و توضیح ابهامات باید به مصاحبه‌شونده به اندازه کافی فرصت داده شود به نحوی که حداقل دو سوم از زمان مصاحبه به صحبتهای مصاحبه‌شونده اختصاص داده شود.
سئوالات مختلف و متنوعی را می‌توان جهت طرح در مصاحبه در نظر داشت. ولی قطعاً نحوه مطرح نمودن سئوالات بسته به سلیقه افراد مصاحبه‌کننده قابل تغییر است. ولی سئوالات باید به پاسخهایی در رابطه با موضوعات زیر منتج شوند:
-
اهم مسئولیتهای قبلی مصاحبه‌شونده که مورد علاقه یا بی‌توجهی مصاحبه‌شونده بوده‌اند (با قید علت)
-
سبکهای مدیریتی مدیران قبلی وی و ارزیابی مصاحبه‌شونده از هر یک از سبکها (با قید علت)
-
ترجیح مصاحبه‌شونده به کار تیمی یا مستقل (با قید علت)
-
ساعات کار مورد علاقه وی و امکان افزایش آنها
-
اهم قویترین ظرفیتهای کاری وی و چگونگی استفاده از آنها در کار
-
مهارتها و تخصصهای مورد علاقه (جهت بسط و گسترش آنها)
-
دلیل ترک کار قبلی (بطور مشروح و در جهت اخذ دلیل منطقی) و
-
دوست‌داشتنی‌ترین کاری که تا بحال داشته‌اند ( با قید علت).
