علی خویه مشاور فروش بازاریابی و برند
در این مطلب قصد داریم تا به موضوع نحوه دعوت از مشتریان به نمایشگاه و شیوه اطلاع‌رسانی برای شرکت در نمایشگاه بپردازیم. طبق قاعده محل قرارگیری غرفه در نمایشگاه باید از حداقل یک ماه پیش از آغاز رویداد مشخص شده باشد تا اطلاعات کافی برای دعوت در اختیار شرکت‌ها قرار گیرد. با توجه به معضل جانمایی در نمایشگاه‌های ایران باید برنامه‌ای ویژه و گام‌به‌گام برای این موضوع پیش‌بینی کرد تا روند دعوت انجام شود.
یکی از روش‌های مرسوم اطلاع‌رسانی برای حضور در نمایشگاه انتشار آگهی و اعلام نشانی غرفه در نمایشگاه از طریق رسانه‌ها و نشریات تخصصی است که مشتریان و متولیان اصلی بازار مورد نظر مطالعه می‌کنند و جزئیات آن را پیگیر هستند.
موضوع نمایشگاه از اساس این پتانسیل را خود دارد تا در قالب ظرفیتی مستعد برای ایجاد ارتباط مجدد، هم‌کلامی با مشتریان قدیمی، بالقوه و بالفعل یا در راستای خبررسانی برای شرکت‌ها و تبلیغات برای برند مطرح شود. روش‌های رسانه‌ای یا ابزار روابط عمومی در جریان اطلاع‌رسانی از حضور در نمایشگاه به شما کمک می‌کند تا در حین و پس از رویداد یادشده از مزایای حضور در این بستر تخصصی و ویژه بهره‌مند باشید. برگزاری نشست‌های خبری و دعوت از مدیران مختلف برای شرکت در آن خبرسازی گسترده‌ای برای شما به ارمغان خواهد آورد که البته مستلزم هزینه‌های بیشتر است. گزارش از شیوه حضور در نمایشگاه، معرفی محصولات جدید، برنامه فروش جدید و… در این نشست خبری بی‌تردید با انتشار بسیار بالا و بازخورد مطلوبی همراه خواهد شد. البته این تنها شیوه در این راستا نیست و مسیر‌های کم‌هزینه‌تری نیز وجود دارد که در ادامه به آنها اشاره خواهد شد.
درج دعوتنامه یا آگهی در یک نشریه که در رابطه با معرفی نمایشگاه، محل قرار گرفتن غرفه و ابعاد حضور برند نیز موضوعاتی در بر داشته باشد، یکی از این شیوه‌هاست. همچنین این روش ممکن است در دل رپورتاژی خبری مبنی‌بر معرفی محصول یا خدماتی نو در بستر رسانه یادشده به چاپ برسد. لازم به ذکر است که از معرفی محصول یا خدمات جدید در نمایشگاه به‌عنوان شیوه‌ای ایده‌آل یاد می‌شود که ضمن اعتباربخشی به نام برند، به‌خودی‌خود در جریان بهبود روابط و توسعه فروش کمک شایانی خواهد کرد. در صورتی‌که محصول یا شاخص جدیدی هم‌زمان با حضور در نمایشگاه در اختیار ندارید، پیشنهاد می‌شود پروموشن یا برنامه فروش ویژهای برای نمایشگاه در نظر داشته باشید. در راستای اهداف گفته‌شده حتماً از نشریات و وب‌سایت‌های تخصصی دعوت کنید تا از غرفه شما در نمایشگاه بازدید کنند. زمان مشخصی را برای این نمایندگان رسانه در نظر بگیرد و نسبت به محصولات خود و برنامه‌های تولید و فروش به آنان اطلاع‌رسانی کنید. در نهایت از آنها بخواهید که این مطالب را در قالب گزارش رپورتاژ از محصولات شما تنظیم کنند تا موج مثبتی در رسانه‌ها برای برند شما جریان پیدا کند.
بسیاری بر این باورند که ارسال کارت دعوت برای حضور در نمایشگاه وجهه خوبی ندارد و قدیمی شده است. باید توجه داشته باشیم که ارسال دعوتنامه و پاکت دعوت همچنان برای بسیاری از مخاطبان جذاب است و به‌طور قطع از سوی شخص مدیرعامل بررسی می‌شود. بنابراین طراحی و چاپ کارت دعوت اختصاصی از سوی شرکت شما برای مشتریان بسیار مناسب و مفید خواهد بود. طراحی مناسب و انتخاب کیفیت مطلوب در این زمینه اهمیت فراوانی دارد. این در حالی است که با توجه به امکان ارسال کاتالوگ محصولات جدید باید توجه زیادی به کیفیت چاپ و کاغذ آن داشت.
از آنجا که برنامه‌ریزی حضور در نمایشگاه حدود ۳ ماه پیش از رویداد انجام می‌شود در نتیجه باید در وقت مقتضی اقدامات لازم برای طراحی و چاپ کارت‌های دعوت صورت پذیرد. طراحی مناسب و شایسته برای برند شما نه‌تنها از منظر بازخورد مثبت حین نمایشگاه، بلکه در زمینه فروش محصولات نمود عینی خواهد داشت. بنابراین طبق جدول زمانی مناسب، کارت‌ها طراحی و سپس آدرس و مشخصات غرفه در مرحله بعد به آن اضافه شود. در این زمینه توجه داشته باشید که انتخاب زمان مناسب ارسال کارت دعوت از اهمیت بسیاری برخوردار است، چرا که ارسال دیر یا زودتر از موعد کارت دعوت در جریان حضور در نمایشگاه اخلال ایجاد خواهد کرد.
موضوع پرداخت ورودی به نمایشگاه از جریاناتی است که طی سال‌های اخیر در سایه مدیریت اشتباه و سنتی به معضل تبدیل شده است. در این زمینه توصیه می‌شود که پیش از نمایشگاه ضمن صحبت با متولی برگزاری نمایشگاه از آنها بخواهید تا تعداد مشخصی بلیط برای مهمانان شما صادر کنند. بنابراین با پرداخت هزینه‌ای ناچیز ضمن احترام به مشتریان و میهمانان، تأثیر مطلوبی بر سازوکار کاری با آنان خواهید داشت. در این زمینه توجه داشته باشید که برای مشتریان شهرستان ارسال دعوتنامه اهمیت بسیار بالایی دارد و تأثیر ویژهای خواهد داشت.
ارسال دعوتنامه از طریق ایمیل با توجه به طیف بالا و هزینه پایین بسیار توصیه می‌شود. این شیوه همچنان که به دعوت مشتریان حال حاضر می‌پردازد، از منظری دیگر به ارتباط مجدد با مشتریان قدیمی ختم خواهد شد. گاهی در این راستا معضلاتی به چشم می‌خورد که مهم‌ترین آن اخلال در ارسال ایمیل، ناشی از آدرس ایمیل اشتباه است. در این شرایط اگر امکان اصلاح آرشیو اطلاعات وجود ندارد، بهترین راه، همکاری با شرکت‌های دربردارنده اطلاعات ارتباط است تا با صرف مبالغی ناچیز، دعوتنامه‌های خود را برای شرکت‌های مورد نظر ارسال کنید. پیشنهاد می‌شود ارسال ایمیل در ۳ مرحله صورت گیرد تا به لحاظ زمان‌بندی معضلی پیش نیاید. زمان مناسب در مرحله نخست ۲ هفته پیش از رویداد است و سپس یک هفته تا ۳ روز پیش از نمایشگاه باید ارسال مجدد صورت گیرد. پس از این ۲ مرحله هم‌زمان با پایان روز نخست، ضمن ارائه عکس‌هایی از غرفه در این روز و حضور بازدیدکنندگان به همان فهرست ایمیل گذشته از مخاطبان خود دعوت کنید، طی روزهای آینده به شما بپیوندند. فراموش نکنید ارسال نسخه PDF کاتالوگ محصولات جدید به همراه ایمیل دعوتنامه کمک بسیار زیادی به معرفی مجموعه شما در قالب نمایشگاه خواهد داشت.
در این سلسله ایمیل‌ها بستر مناسبی وجود دارد تا مبنی‌بر حضور مهمانان و افراد ویژه نظیر مدیرعامل، مدیران فروش، مسئولان ذی‌ربط و… اطلاع‌رسانی کافی انجام شود. پیشنهاد می‌شود، حضور افراد متخصص در زمینه فروش و تولید محصولات خود را اطلاع‌رسانی کنید تا مشتریان و مخاطبان با برنامه‌ریزی در زمان‌های مورد نظر به غرفه شما رجوع کنند. معمولاً گروه‌های فروش و بازاریابی حضور قوی‌تری در نمایشگاه دارند؛ بنابراین اطلاع‌رسانی در رابطه با شیوه و جدول زمانی کسب اطلاعات فنی از متخصصان شما در نمایشگاه کمک ویژهای به مشتریان خواهد کرد.
ارسال پیامک شیوه مرسوم و کاربردی دیگری است که برای دعوت از مشتریان توصیه می‌شود. در این زمینه نیز اگر پایگاه اطلاعات شما به قدر کافی مفصل نیست پیشنهاد می‌شود تا با مراجع و شرکت‌هایی که در صنف کاری شما داده‌های اطلاعاتی دارند، همکاری و پیام‌های تبلیغاتی و دعوتنامه‌های خود را با هزینه‌ای بسیار پایین برای مشتریانتان ارسال کنید. ارسال پیامک یا اس‌ام‌اس‌کمپین بهتر است ۲ تا ۳ روز پیش از نمایشگاه عملیاتی شود. حتماً تلاش کنید تا ارسال کارت دعوت، ایمیل و پیامک همگی به شکلی منظم و با تکیه بر برنامه‌ای شفاف انجام گیرد. البته ارسال هر ۳ مرحله ارتباطی برای تمام مشتریان انجام نمی‌شود و کارت دعوت، منحصراً برای مشتریان ویژه است. اما این تکرار نام برند شما نزد مخاطبان تأثیری بسیار قابل توجه در آینده حرفه‌ای شما خواهد داشت؛ چراکه بهانه‌ای خواهد بود تا مسئولان بازاریابی و فروش مجموعه شما بر پایه این مسیر‌های ارتباطی با مشتریان وارد مذاکره شوند.
حین برگزاری نمایشگاه، اشخاصی را مسئول دریافت اطلاعات تماس و مشخصات حرفه‌ای مخاطبان قرار دهید تا در فرم‌هایی پویا و مفصل داده‌های یادشده را ثبت کنند. این روش فارغ از اینکه در برقراری ارتباط قوی با مشتریان کمک فراوانی می‌کند، همچنین در اطلاع‌رسانی بعدی نسبت به حضور شما در نمایشگاه‌های بعدی فرصت بسیار مطلوبی به حساب می‌آید. فراموش نکنید که ارسال ایمیل، تماس تلفنی، ارسال نامه‌های بازاریابی و … همگی باید در حد فاصل یک هفته پس از اتمام نمایشگاه انجام شود.
پس از پایان نمایشگاه در رسانه‌هایی که پیش‌تر اخبار و دعوت از میهمانان را منتشر کرده بودید، نسبت به حضور پررنگ متولیان رسانه و بازدیدکنندگان در غرفه خود تشکر کنید. این مطلب ممکن است به شکل آگهی یا رپورتاژی مطرح شود که هم جنبه اطلاع‌رسانی داشته باشد و هم موقعیت جدیدی برای معرفی برند و محصولات شما فراهم آورد. همین‌طور در هفته پس از نمایشگاه پوستری از حضور در نمایشگاه طراحی کنید و در قالب یک ایمیل‌کمپین با ذکر خبر و مشروح رویداد‌های نمایشگاه برای تمام مخاطبان خود ارسال کنید. در صورتی که سایت شرکت شما مجهز به لینک خبرنامه است، می‌توانید لینک این داده‌ها را برای کسب اطلاعات بیشتر از سوی مشتریان در این بخش قرار دهید.
منبع: consmagazine.com
